IntroductionHow do you manage yours

Introduction

How do you manage yourself? What is it that stops you being more effective at work? What are your time wasters? They usually include the following:

Meetings (always in the top five), interruptions, phone calls, crises, faulty equipment, lack of resources, the boss, chasing people, checking others' work, junk mail, reading, administration, open plan offices, travel, etc.
The pattern that emerges as people produce these answers is one of external constraints and pressures. Most of the problems listed are things that happen to people. Very few are problems people cause to themselves. However, there are indeed some personal problems from which most of us suffer which we also need to deal with if we are to manage our time more effectively.

Priorities – As we move up the career path into management many of us forget that we need to spend less time “doing” and more time “managing”. If you are spending time doing low level tasks; proof reading, stock taking, checking figures, etc. and neglecting managerial tasks, you are limiting your effectiveness as a manager as you will not have enough time during the day. You need to spend more time on high leverage tasks such as planning, setting up systems, learning new skills, questioning why things are done in certain ways and seeing if they could be done more efficiently etc.

Handling interruptions – Do you spend too much time dealing with interruptions because you prefer them to doing real work? Every manager must have a barrier to keep out interruptions, ideally a permeable barrier which will let through the real crisis but keep out the rubbish. You can’t eliminate all of them as you do need to be “available” to colleagues in need of help of advice.

Disorganisation and untidiness – Adopt a rule for dealing with emails/correspondence to avoid feeling inundated and being inefficient. E.g. when a report/email or other correspondence comes your way, ask “am I ever going to do anything with this?” Unless you are absolutely certain the answer is “yes” then trash it. If the answer is yes then ask “can I do it now?” If no then file it.

Firefighting – Do you always seem to be dealing with crisis situations? Perhaps you enjoy it too much as it makes you feel important? Effective managers will always ask “Why?” after such a situation and find ways to avoid it happening again. This is a high leverage activity unlike putting out avoidable fires which is time wasting.

Meetings – There is a saying: “Meetings are great when you want to avoid doing any work” - are your meetings short and effective or long and rambling? Are they always necessary? A good way to make sure they don’t go on too long is to make everyone stand up! You could also jot down how much each of the attendees gets paid per hour and it might make you realise how expensive it is if it’s too long! Good agendas and good chairmanship ensure meetings run smoothly.

Delegation – Are you delegating enough to your team or keeping too much to yourself? Not only is this bad for your time management, it can have a detrimental effect on team morale and means you are not developing your people.

These are just some of the hints and tips for making more effective use of your time. It’s all down to self-management and action planning. Don’t be a victim - deal with the problem now and stop making excuses!

Want to learn more?

If you have less than an hour, read the in depth section which was written by Ashridge associate and author on the subject Martin Scott. Once you have read the in depth section, test your knowledge by the attempting the short quiz.

If you have longer than this, the practical development activities will help you to start thinking about and improving your time management skills.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

แนะนำวิธีทำคุณจัดการตัวเอง ว่าจะหยุดคุณจะมีประสิทธิภาพในการทำงานคืออะไร Wasters เวลาของคุณคืออะไร พวกเขามักจะรวมถึงต่อไปนี้:ประชุม (เสมอในด้านบน 5), หยุดชะงัก โทรศัพท์ วิกฤต อุปกรณ์ชำรุด ขาดทรัพยากร เจ้า นาย ไล่คน การงาน จดหมายขยะ ตรวจสอบอ่าน บริหาร แผนเปิดสำนักงาน เดินทาง ฯลฯรูปแบบที่บ่งบอกเป็นคนผลิตคำตอบเหล่านี้เป็นข้อจำกัดภายนอกและความดัน ส่วนใหญ่ปัญหาเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับคน น้อยเป็นปัญหาที่คนทำให้ตัวเอง อย่างไรก็ตาม มีแน่นอนบางปัญหาซึ่งส่วนใหญ่เราทุกข์ที่เราจำเป็นต้องจัดการกับถ้าเราจะต้องจัดการเวลาของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นสำคัญ – ตามที่เราเลื่อนขึ้นเส้นทางอาชีพเป็นการจัดการของเราลืมว่า เราต้องการเวลา "ปฏิบัติ" และเพิ่มเติมเวลา "การจัดการ" ถ้าคุณกำลังใช้ เวลาทำงานระดับต่ำ อ่านหลักฐาน การหุ้น ตรวจสอบตัวเลข ฯลฯ และ neglecting การบริหารงาน คุณจะจำกัดประสิทธิภาพของคุณเป็นผู้จัดการ ตามที่คุณจะไม่มีเวลาเพียงพอในระหว่างวัน คุณต้องใช้เวลาในยกระดับสูงงาน เช่นวางแผน การตั้งค่าระบบ เรียนรู้ทักษะใหม่ สงสัยทำไมทำกิจกรรมในบางวิธีดูถ้าพวกเขาทำขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพเป็นต้นจัดการขัดจังหวะ – ทำคุณใช้จัดการเวลามากเกินไปกับการหยุดชะงักเนื่องจากคุณต้องการทำงานจริงหรือไม่ ผู้จัดการทุกฝ่ายต้องมีอุปสรรคให้ขัดจังหวะ ดาวอุปสรรค permeable ซึ่งจะช่วยให้ผ่านวิกฤตจริง แต่ให้ออกขยะ คุณไม่สามารถกำจัดพวกเขาทั้งหมดคุณจำเป็นต้อง "ว่าง" กับเพื่อนร่วมงานต้องการความช่วยเหลือแนะนำDisorganisation และ untidiness – นำกฎสำหรับจัดการกับอีเมล์/จดหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึก inundated และกำลังต่ำ เช่น เมื่อรายงานหรืออีเมล์หรืออื่น ๆ ติดต่อมาทาง ถาม "ผมเคยจะไปทำอะไรที่นี้" เว้นแต่คุณจะแน่ใจคำตอบคือ "ใช่" แล้วถังขยะนั้น ถ้าคำตอบคือใช่แล้วถาม "ฉันสามารถทำมันตอนนี้" ถ้าไม่แล้ว ไฟล์มันดับเพลิง – ทำคุณเสมอดูเหมือนจะต้องเผชิญกับสถานการณ์วิกฤต บางทีคุณสนุกกับมันมากเกินไปเพราะทำให้คุณรู้สึกสำคัญ ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพจะถาม "ทำไม" หลังจากสถานการณ์ดังกล่าวเสมอ และหาวิธีที่จะหลีกเลี่ยงมันเกิดขึ้นอีก เป็นกิจกรรมที่ยกระดับสูงซึ่งแตกต่างจากการวางออกไฟ avoidable ซึ่งเป็นเวลาที่สูญเสียประชุม – นั่นเป็นความพูด: "ประชุมใจเมื่อคุณต้องการหลีกเลี่ยงการทำงานใดๆ" - เป็นการประชุมของคุณสั้น และมีประสิทธิภาพ หรือยาว และยูเนสโก มักจะจำเป็นหรือไม่ วิธีดีเพื่อให้แน่ใจว่า พวกเขาไม่ไปนานเกินไปจะทำให้ทุกคนยืนขึ้น คุณสามารถยังจดเท่าใดแต่ละผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับค่าจ้างต่อชั่วโมง และมันอาจทำให้คุณตระหนักถึงวิธีแพงก็ถ้ายาวเกินไป วาระการประชุมที่ดีและเป็นประธานอาเซียนดีให้ประชุมทำงานราบรื่นการมอบหมายคุณมอบหมายพอทีมของคุณหรือการรักษามากเกินไปกับตัวเอง ไม่เพียงแต่ เป็นนี้ไม่ดีสำหรับการบริหารเวลาของคุณ มันสามารถมีผลอนุทีมขวัญกำลังใจและวิธีที่คุณจะไม่สามารถพัฒนาคนของคุณได้เหล่านี้เป็นเพียงบางส่วนของคำแนะนำและเคล็ดลับสำหรับการใช้เวลาของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันเป็นทั้งหมดเพื่อดำเนินการวางแผนและการจัดการด้วยตนเอง ไม่สามารถตกเป็นเหยื่อ- จัดการกับปัญหา และหยุดทำข้อแก้ตัวต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมถ้าคุณมีน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมง อ่านลึกในส่วนที่ถูกเขียน โดย Ashridge ที่เชื่อมโยง และเขียนในเรื่องสก็อตมาร์ติน เมื่อคุณได้อ่านลึกในส่วน ทดสอบความรู้ โดยพยายามถามสั้น ๆถ้าคุณมีนานกว่านี้ กิจกรรมพัฒนาทางปฏิบัติที่จะช่วยคุณเริ่มต้นคิดและพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การแนะนำวิธีการทำคุณจัดการตัวเอง? มันคืออะไรที่หยุดคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นเป็นที่ทำงานหรือไม่ อะไรคือ wasters เวลาของคุณ? พวกเขามักจะมีดังต่อไปนี้: การประชุม (เสมอในห้าอันดับแรก) การหยุดชะงัก, โทรศัพท์, วิกฤต, อุปกรณ์ผิดพลาดขาดทรัพยากรเจ้านายคนไล่ตรวจสอบการทำงานของผู้อื่น, อีเมลขยะ, การอ่าน, การบริหาร, สำนักงานเปิดโล่ง การเดินทางและอื่น ๆรูปแบบที่โผล่ออกมาเป็นคนที่ให้คำตอบเหล่านี้เป็นหนึ่งในข้อ จำกัด และแรงกดดันภายนอก ส่วนใหญ่ของปัญหาที่ระบุไว้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับคน มากเพียงไม่กี่คนที่ทำให้เกิดปัญหากับตัวเอง แต่มีปัญหาบางอย่างแน่นอนส่วนบุคคลจากการที่ส่วนใหญ่ของเราต้องทนทุกข์ทรมานที่เรายังต้องจัดการกับถ้าหากเราจะจัดการกับเวลาของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น. ความคาดหวัง - ขณะที่เราก้าวขึ้นเส้นทางอาชีพในการจัดการพวกเราหลายคนลืมว่าเราต้อง ใช้เวลาน้อยลง "ทำ" และอื่น ๆ เวลา "การจัดการ" ถ้าคุณจะใช้เวลาการทำงานในระดับต่ำ; หลักฐานการอ่าน, สต็อกการตรวจสอบตัวเลข ฯลฯ และละเลยการบริหารจัดการงานคุณจะ จำกัด ประสิทธิภาพของคุณเป็นผู้จัดการที่คุณจะไม่ได้มีเวลามากพอในระหว่างวัน คุณจำเป็นต้องใช้เวลามากขึ้นในการใช้ประโยชน์จากงานสูงเช่นการวางแผน, การตั้งค่าระบบการเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ คำถามว่าทำไมสิ่งที่จะทำในวิธีการบางอย่างและเห็นว่าพวกเขาสามารถทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ฯลฯการจัดการการหยุดชะงัก - คุณใช้เวลามากเกินไป การจัดการกับการหยุดชะงักเพราะคุณต้องการให้พวกเขาทำผลงานจริง? ผู้จัดการทุกคนต้องมีอุปสรรคต่อการให้ออกจากการหยุดชะงักนึกคิดอุปสรรคซึมเข้าไปได้ซึ่งจะช่วยให้ผ่านวิกฤตจริง แต่ให้ออกจากขยะ คุณไม่สามารถกำจัดทั้งหมดของพวกเขาที่คุณไม่จำเป็นต้องเป็น "ใช้ได้" ให้เพื่อนร่วมงานที่ต้องการความช่วยเหลือของคำแนะนำ. Disorganisation และความไม่เรียบร้อย - นำกฎการจัดการกับอีเมล / จดหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกที่น้ำท่วมและความไม่มีประสิทธิภาพ เช่นเมื่อรายงาน / อีเมลหรือการติดต่ออื่น ๆ ที่มาในแบบของคุณถามว่า "ฉันเคยไปทำอะไรกับเรื่องนี้?" ถ้าคุณมีบางอย่างแน่นอนคำตอบคือ "ใช่" แล้วมันถังขยะ ถ้าคำตอบคือใช่แล้วถามว่า "ฉันสามารถทำมันตอนนี้หรือไม่" ถ้าไม่มีแล้วไฟล์. ดับเพลิง - คุณเสมอดูเหมือนจะจัดการกับสถานการณ์วิกฤต? บางทีคุณอาจจะสนุกกับมันมากเกินไปที่จะทำให้คุณรู้สึกมีความสำคัญอย่างไร ผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพมักจะถามว่า "ทำไม?" หลังจากสถานการณ์ดังกล่าวและหาวิธีที่จะหลีกเลี่ยงมันเกิดขึ้นอีกครั้ง นี้เป็นกิจกรรมที่ยกระดับสูงแตกต่างจากการวางออกไฟไหม้ซึ่งเป็นที่หลีกเลี่ยงการสูญเสียเวลา. การประชุม - มีคำกล่าวที่ว่าคือ "การประชุมที่ดีเมื่อคุณต้องการที่จะหลีกเลี่ยงการทำงานใด ๆ " - มีการประชุมของคุณในระยะสั้นและมีประสิทธิภาพหรือยาวและท่องเที่ยว? พวกเขาจำเป็นเสมอ? วิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ได้ไปในที่ยาวเกินไปที่จะทำให้ทุกคนยืนขึ้น! นอกจากนี้คุณยังสามารถจดว่าแต่ละผู้เข้าร่วมประชุมได้รับเงินต่อชั่วโมงและมันอาจทำให้คุณตระหนักถึงวิธีการที่มีราคาแพงก็คือถ้ามันยาวเกินไป! วาระการประชุมที่ดีและเป็นประธานการประชุมที่ดีให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างราบรื่น. คณะผู้แทน - คุณพอที่จะมอบหมายทีมงานของคุณหรือการรักษามากเกินไปที่จะตัวเอง? ไม่เพียงแค่นี้ไม่ดีสำหรับการจัดการเวลาของคุณก็สามารถมีผลกระทบต่อขวัญกำลังใจของทีมงานและหมายความว่าคุณจะไม่ได้รับการพัฒนาคนของคุณ. เหล่านี้เป็นเพียงบางส่วนของคำแนะนำและเคล็ดลับสำหรับการใช้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นของเวลาของคุณ มันคือทั้งหมดที่ลงไปจัดการตนเองและการวางแผนการดำเนินการ ไม่ตกเป็นเหยื่อ - จัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในขณะนี้และหยุดการแก้ตัวหรือไม่ต้องการที่จะเรียนรู้มากขึ้นถ้าคุณมีน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมงอ่านส่วนในเชิงลึกซึ่งเขียนโดยร่วม Ashridge และผู้เขียนเกี่ยวกับเรื่องมาร์ตินสกอตต์ เมื่อคุณได้อ่านส่วนในเชิงลึกที่ทดสอบความรู้ของคุณโดยพยายามตอบคำถามสั้น ๆ . ถ้าคุณมีเวลานานกว่านี้กิจกรรมการพัฒนาในทางปฏิบัติจะช่วยให้คุณเริ่มคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงและทักษะการจัดการเวลาของคุณ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

บทนำ

แล้วจะจัดการเอง อะไรที่หยุดคุณได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในที่ทำงาน ? อะไรคือ wasters เวลาของคุณหรือไม่ พวกเขามักจะรวมถึงต่อไปนี้ :

นัด ( เสมอในด้านบนห้า ) , การหยุดชะงัก , โทรศัพท์ , วิกฤต , อุปกรณ์ผิดพลาด ขาดทรัพยากร เจ้านายไล่คน ตรวจสอบการทำงานของผู้อื่นอีเมลขยะ , การอ่าน , การบริหาร , เปิดสำนักงาน , เดินทางแผน ฯลฯ
แบบแผนที่ปรากฏเป็นคนผลิต คำตอบ เหล่านี้เป็นเงื่อนไขภายนอกและความดัน ส่วนใหญ่ของปัญหาอยู่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นกับคน น้อยมากที่เป็นปัญหาคนอื่นให้ตัวเอง อย่างไรก็ตาม มีแน่นอนบางปัญหาส่วนตัวจากที่เราประสบ ซึ่งเรายังต้องจัดการกับถ้าเราบริหารจัดการเวลาของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความสําคัญและในขณะที่เราย้ายขึ้นเส้นทางอาชีพในการจัดการหลาย เราลืมว่าเราต้องใช้เวลาน้อยลง " ทำ " และ " การจัดการเวลา " ถ้าคุณจะใช้เวลาทำงานระดับต่ำ ; พิสูจน์อ่าน หุ้น การตรวจสอบตัวเลข ฯลฯ และละเลยงานด้านการจัดการ คุณจะ จำกัด ประสิทธิภาพเป็นผู้จัดการคุณจะไม่ได้มีเวลาเพียงพอในระหว่างวันคุณต้องใช้เวลาในการดำเนินงานสูง เช่น การวางแผน การตั้งค่าระบบ การเรียนรู้ทักษะใหม่ ถามว่าทำไมสิ่งที่ทำในบางวิธีและดูว่าพวกเขาจะสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฯลฯ

การหยุดชะงักและคุณใช้เวลามากเกินไปที่เกี่ยวข้องกับการหยุดชะงักที่คุณต้องการเพราะพวกเขาทำงานจริง ? ผู้จัดการทุกคนต้องมีอุปสรรคกันหยุดชะงักความนึกคิดกั้นซึมซึ่งจะช่วยให้ผ่านภาวะวิกฤตแต่เก็บขยะออกไป . คุณไม่สามารถกำจัดทั้งหมดของพวกเขาที่คุณต้อง " พร้อม " กับเพื่อนร่วมงานที่ต้องการความช่วยเหลือ คำแนะนำ และอุปการะความไม่เรียบร้อย

disorganisation –กฎการจัดการกับอีเมล / จดหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความรู้สึกที่เจิ่งนอง และการขาดประสิทธิภาพ เช่นเมื่อรายงาน / อีเมล์หรือจดหมายอื่นมาด้วยวิธีของคุณ ถามว่า " ฉันจะทำอะไรกับเรื่องนี้ ? " ถ้าคุณมั่นใจ ว่าคำตอบคือ " ใช่ " แล้วทิ้ง . ถ้าคำตอบคือ ใช่ แล้วถามว่า " ฉันสามารถทำได้ตอนนี้ ? " ถ้าไม่มีแฟ้ม .

ดับเพลิง–คุณเสมอดูเหมือนจะต้องเผชิญกับสถานการณ์วิกฤติ บางทีคุณอาจจะสนุกกับมันมากเกินไป มันทำให้คุณรู้สึกสำคัญผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพจะถามเสมอว่า " ทำไม ? " จากสถานการณ์ดังกล่าว และหาวิธีที่จะหลีกเลี่ยงมันเกิดขึ้นอีกแล้ว นี้เป็นกิจกรรมที่แตกต่างจาก Leverage สูง ใส่ไปที่ไฟซึ่งเสียเวลา

การประชุม–มีคนพูดว่า " การประชุมที่ดีเมื่อคุณต้องการที่จะหลีกเลี่ยงการทำงานใด ๆ " - การประชุมของคุณสั้นหรือยาวและมีประสิทธิภาพ และพูดพล่าม เป็นเสมอจำเป็น ?เป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่ไปที่ยาวเกินไปจะทำให้ทุกคนลุกขึ้น ! นอกจากนี้คุณยังสามารถจดวิธีการของแต่ละผู้เข้าร่วมจะได้รับค่าจ้างต่อชั่วโมงและมันอาจจะทำให้คุณตระหนักว่ามันแพงแค่ไหนถ้ามันนานเกินไปแล้ว ดีและดีเป็นประธานการประชุมวาระการประชุมให้ราบรื่น

คณะผู้แทน–คุณการมอบหมายต่อพอทีมหรือการรักษามากเกินไปกับตัวเองของคุณไม่เพียง แต่ไม่ดีสำหรับการจัดการเวลาของคุณ มันสามารถมีผลอันตรายต่อขวัญและกำลังใจทีมและหมายความว่าคุณจะไม่พัฒนาคนของคุณ

เหล่านี้เป็นเพียงบางส่วนของคำแนะนำและเคล็ดลับสำหรับการใช้มีประสิทธิภาพมากขึ้นของเวลาของคุณ มันทั้งหมดลงมาเพื่อการบริหารและการวางแผนปฏิบัติการ อย่าเป็นเหยื่อ - จัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในขณะนี้ และเลิกแก้ตัว !

อยากเรียนรู้เพิ่มเติม

ถ้าคุณมีเวลาไม่ถึงชั่วโมง อ่านลึกในส่วนที่เขียนโดย ashridge ภาคีและผู้เขียนในเรื่องมาร์ตินสก็อตต์ เมื่อคุณได้อ่านในส่วนลึก ทดสอบความรู้ของคุณโดยพยายามตอบคำถามสั้นๆ

ถ้าคุณได้นานกว่านี้ กิจกรรมการพัฒนาในทางปฏิบัติที่จะช่วยให้คุณเริ่มคิด และ ปรับปรุง ทักษะการจัดการเวลาของคุณ