Purchases and Cash Disbursement Pro

Purchases and Cash Disbursement Procedures Using Batch Processing Technology
Many of the manual functions in the batch system presented in Figure 10.1 are the same as those found in manual purchase systems. The principal difference is that the routine accounting tasks are automated. The following section describes the sequence of events as they occur in this system.
Data Processing Department: Step 1
The purchasing process begins in the data processing department, where the inventory control function is performed. The revenue cycle (in retailing firms) or the conversion cycle (in manufacturing firms) actually initiates this activity. When inventories are reduced by sales to customers or usage in production, the system determines if the affected items in the inventory subsidiary file have fallen to their reorder points.1 If so, a record is created in the open requisition file. Each record in the open requisition file defines a separate inventory item to be replenished. The record contains the inventory item num- ber, a description of the item, the quantity to be ordered, the standard unit price, and the vendor number of the primary supplier. The information needed to create the requisition record is selected from the inventory subsidiary record. The inventory subsidiary record is then flagged “On Order” to prevent the item from being ordered again before it arrives.
At the end of the day, the system sorts the open requisition file by vendor number and consolidates multiple items from the same vendor in to a single requisition. Next, vendor mailing information is retrieved from the valid vendor file to produce purchase requisition documents. Copies of these documents go to manual procedures in the pur- chasing and accounts payable (AP) departments.
Purchasing Department. Upon receipt of the purchase requisition, the purchasing department prepares a five-part purchase order. Copies go to the vendors, accounts pay- able, receiving, data processing, and the purchasing department’s own file.
The system in Figure 10.1 employs manual procedures to control the ordering process. A computer program identifies inventory requirements and prepares traditional purchase requisitions, thus allowing the purchasing agent to verify the purchase transaction before placing the order. Some firms use this technique to reduce the risk of placing unnecessary
1 This may be batch or real time, depending on the revenue and conversion cycle systems that interface with the expenditure cycle. The raw materials and finished goods inventory files link these three transac- tion cycles together. The design of one system influences the others. For example, if sales processing (rev- enue cycle) reduces inventories in real time, the system will naturally identify inventory requirements in real time also. This is true even if the purchases system is batch oriented.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ซื้อและเงินสดจ่ายเงินให้แก่กระบวนการใช้เทคโนโลยีการประมวลผลชุดงานหลายฟังก์ชันด้วยตนเองในระบบชุดที่นำเสนอในรูป 10.1 เดียวกับที่พบในระบบการซื้อด้วยตนเอง ข้อแตกต่างหลักคือ งานบัญชีประจำอยู่อัตโนมัติ ส่วนต่อไปนี้อธิบายลำดับของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบนี้ฝ่ายประมวลผลข้อมูล: ขั้นตอนที่ 1กระบวนการซื้อเริ่มต้นในแผนกประมวลผลข้อมูล ซึ่งดำเนินการฟังก์ชันการควบคุมสินค้าคงคลัง วงจรรายได้ (ในบริษัท retailing) หรือวงจรแปลง (ในบริษัทผู้ผลิต) จะเริ่มกิจกรรมนี้ เมื่อสินค้าคงคลังจะลดลงตามการขายกับลูกค้าหรือใช้ในการผลิต ระบบกำหนดถ้าสินค้าได้รับผลกระทบในสินค้าคงคลังแฟ้มบริษัทในเครือได้ลดลงไป points.1 สั่งของถ้าดังนั้น สร้างเรกคอร์ดในแฟ้มใบขอเปิด แต่ละระเบียนในแฟ้มใบขอเปิดกำหนดการแยกสินค้าเพื่อเติมสินค้า ระเบียนประกอบด้วยคลังสินค้า num-ber คำอธิบายของสินค้า ปริมาณการสั่งซื้อ ราคามาตรฐาน และหมายเลขผู้ขายของผู้จำหน่ายหลัก ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสร้างเรกคอร์ดใบขอซื้อที่เลือกจากสินค้าคงคลังบริษัทระเบียน คอร์ดบริษัทคงเป็นสถานะ "อยู่ระหว่างการสั่ง" เพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าที่สั่งก่อนที่จะมาถึงอีกแล้วAt the end of the day, the system sorts the open requisition file by vendor number and consolidates multiple items from the same vendor in to a single requisition. Next, vendor mailing information is retrieved from the valid vendor file to produce purchase requisition documents. Copies of these documents go to manual procedures in the pur- chasing and accounts payable (AP) departments.Purchasing Department. Upon receipt of the purchase requisition, the purchasing department prepares a five-part purchase order. Copies go to the vendors, accounts pay- able, receiving, data processing, and the purchasing department’s own file.The system in Figure 10.1 employs manual procedures to control the ordering process. A computer program identifies inventory requirements and prepares traditional purchase requisitions, thus allowing the purchasing agent to verify the purchase transaction before placing the order. Some firms use this technique to reduce the risk of placing unnecessary1 This may be batch or real time, depending on the revenue and conversion cycle systems that interface with the expenditure cycle. The raw materials and finished goods inventory files link these three transac- tion cycles together. The design of one system influences the others. For example, if sales processing (rev- enue cycle) reduces inventories in real time, the system will naturally identify inventory requirements in real time also. This is true even if the purchases system is batch oriented.

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การซื้อและขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินสดการใช้เทคโนโลยีการประมวลผลชุดหลายฟังก์ชั่นคู่มือในระบบชุดที่นำเสนอในรูปที่ 10.1 เช่นเดียวกับที่พบในระบบซื้อคู่มือ
ความแตกต่างที่สำคัญคือว่างานบัญชีประจำโดยอัตโนมัติ .
ส่วนต่อไปนี้อธิบายถึงลำดับของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระบบนี้ข้อมูลกรมประมวลผล: ขั้นตอนที่ 1
กระบวนการจัดซื้อจะเริ่มขึ้นในแผนกการประมวลผลข้อมูลที่ฟังก์ชั่นการควบคุมสินค้าคงคลังจะดำเนินการ วงจรรายได้ (ใน บริษัท ค้าปลีก) หรือวงจรแปลง (ใน บริษัท ผลิต) จริงเริ่มต้นกิจกรรมนี้ เมื่อสินค้าคงเหลือจะลดลงโดยการขายให้กับลูกค้าหรือการใช้งานในการผลิตระบบกำหนดว่ารายการที่ได้รับผลกระทบในแฟ้ม บริษัท ย่อยสินค้าคงคลังได้ลดลงไป points.1 สั่งซื้อของพวกเขาถ้าเป็นเช่นนั้นการบันทึกจะถูกสร้างขึ้นในแฟ้มเบิกเปิด บันทึกในแฟ้มเบิกเปิดแต่ละกำหนดรายการสินค้าคงคลังที่แยกต่างหากเพื่อเติม บันทึกเบอร์มีรายการสินค้าคงคลังจานวนคำอธิบายของรายการเป็นปริมาณที่สั่งซื้อได้ที่ราคาต่อหน่วยมาตรฐานและจำนวนผู้ขายผู้ผลิตหลัก ข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างบันทึกเบิกจะถูกเลือกจากสินค้าคงคลังบันทึก บริษัท ย่อย สินค้าคงคลังบันทึก บริษัท ย่อยมีค่าสถานะแล้ว "ในการสั่งซื้อ" เพื่อป้องกันรายการจากถูกสั่งอีกครั้งก่อนที่จะมาถึง.
ในตอนท้ายของวันที่ระบบเรียงลำดับไฟล์เบิกเปิดจากจำนวนผู้ขายและรวบรวมหลายรายการจากผู้ผลิตเดียวกันใน ใบขอเสนอเดียว ถัดไปทางผู้ขายข้อมูลจะถูกดึงจากแฟ้มของผู้ขายที่ถูกต้องในการผลิตเอกสารใบขอเสนอซื้อ สำเนาของเอกสารเหล่านี้ไปที่ขั้นตอนในคู่มือการไล่วัตถุประสงค์และเจ้าหนี้ (AP) แผนก.
ฝ่ายจัดซื้อ เมื่อได้รับใบขอเสนอซื้อ, ฝ่ายจัดซื้อเตรียมสั่งซื้อห้าส่วน คัดลอกไปที่ผู้ขายบัญชีจ่ายเงินไปสามารถที่ได้รับการประมวลผลข้อมูลและไฟล์ของตัวเองแผนกจัดซื้อของ.
ระบบในรูปที่ 10.1 จ้างขั้นตอนคู่มือในการควบคุมการสั่งซื้อสินค้า โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ระบุความต้องการสินค้าคงคลังและการเตรียมความพร้อมใบขอเสนอซื้อแบบดั้งเดิมจึงช่วยให้ตัวแทนการจัดซื้อเพื่อตรวจสอบการทำธุรกรรมการซื้อก่อนที่จะวางคำสั่งซื้อ บาง บริษัท ใช้เทคนิคนี้เพื่อลดความเสี่ยงของการวางที่ไม่จำเป็น
1 นี้อาจจะเป็นชุดหรือเวลาจริงขึ้นอยู่กับรายได้และระบบวงจรแปลงอินเตอร์เฟซที่มีวงจรค่าใช้จ่าย วัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปคงคลังไฟล์เหล่านี้เชื่อมโยงสามรอบการธุรกรรมร่วมกัน การออกแบบของระบบใดระบบหนึ่งที่มีอิทธิพลต่อคนอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นถ้าการประมวลผลการขาย (rev- วงจร enue) ลดสินค้าคงเหลือในเวลาจริงระบบธรรมชาติที่จะระบุความต้องการสินค้าคงคลังในเวลาจริงยัง นี่คือความจริงแม้ว่าระบบการซื้อเป็นชุดที่มุ่งเน้น

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

การสั่งซื้อและขั้นตอนการเบิกจ่ายเงินสดที่ใช้เทคโนโลยีการประมวลผลแบทช์หลาย
ฟังก์ชั่นคู่มือในชุดระบบแสดงในรูปที่ 10.1 เป็นเช่นเดียวกับที่พบในระบบการซื้อคู่มือ ความแตกต่างหลักคืองานบัญชีประจำเป็นแบบอัตโนมัติ ส่วนต่อไปนี้อธิบายถึงลำดับของเหตุการณ์ที่พวกเขาเกิดขึ้นในระบบนี้
แผนกประมวลผลข้อมูล :ขั้นตอนที่ 1
กระบวนการจัดซื้อเริ่มต้นในการประมวลผลข้อมูลแผนกที่ฟังก์ชันการควบคุมสินค้าคงคลังจะดำเนินการ วงจรรายได้ ( ใน บริษัท ค้าปลีก ) หรือการแปลงรอบ ( บริษัทผู้ผลิต ) จริงๆ เริ่มกิจกรรมนี้ เมื่อสินค้าคงคลังลดลงโดยการขายให้กับลูกค้า หรือการใช้ในการผลิตระบบจะกำหนดถ้าผลกระทบรายการในแฟ้มย่อยสินค้าคงคลังลดลง 1 จุดสั่งซื้อของพวกเขา ถ้าเป็นเช่นนั้น การบันทึกจะถูกสร้างขึ้นในการเปิดแฟ้มข้อมูลเอกสาร . แต่ละระเบียนในแฟ้มเปิดใบเบิกกำหนดรายการสินค้าที่แยกต่างหากที่จะเติม ระเบียนที่มีรายการสินค้าคงคลัง NUM - เบอร์ , รายละเอียดของสินค้า ปริมาณที่จะสั่งซื้อ , ราคาต่อหน่วยมาตรฐานและผู้ขายจำนวนของผู้ผลิตหลัก ข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสร้างบันทึก - บันทึกย่อยได้ถูกเลือกจากสินค้าคงคลัง การบันทึกสินค้าคงเหลือแล้วออกมาย่อย " สั่งซื้อ " เพื่อป้องกันไม่ให้สินค้าจากการสั่งอีกครั้งก่อนที่จะมาถึง
ที่ส่วนท้ายของวันระบบประเภทไฟล์เปิดเอกสารจำนวนผู้ขายและรวมหลายรายการจากเดิมผู้ขายในการสั่งครั้งเดียว ต่อไป ส่งเมล์ข้อมูลผู้ขายจะเรียกข้อมูลจากแฟ้มที่ถูกต้องผู้ขายเพื่อผลิตเอกสารใบสั่งซื้อ . สำเนาเอกสารเหล่านี้ไปคู่มือขั้นตอนในปูร์ - ไล่และบัญชีเจ้าหนี้ ( AP ) แผนก .
ฝ่ายจัดซื้อเมื่อได้รับการซื้อเอกสาร , ฝ่ายจัดซื้อเตรียมห้าส่วนใบสั่งซื้อ สำเนาไปยังผู้ขาย , บัญชีจ่าย - สามารถรับข้อมูล ประมวลผล และฝ่ายจัดซื้อของไฟล์เอง
ระบบในรูปที่ 10.1 ใช้ขั้นตอนคู่มือการควบคุมกระบวนการสั่งซื้อ .โปรแกรมระบุความต้องการสินค้าคงคลัง และเตรียม requisitions ซื้อแบบดั้งเดิม ทำให้เจ้าหน้าที่จัดซื้อในการตรวจสอบธุรกรรมการซื้อก่อนที่จะวางใบสั่ง บาง บริษัท ใช้เทคนิคนี้เพื่อลดความเสี่ยงของการวางไม่จำเป็น
1 นี้อาจเป็นชุดหรือเวลาจริงขึ้นอยู่กับรายได้และระบบวงจรที่เชื่อมต่อกับวงจรรายจ่าย วัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปคงคลังไฟล์ลิงค์ทั้งสาม transac - tion รอบด้วยกัน การออกแบบระบบหนึ่งที่มีอิทธิพลต่อคนอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าแปรรูปขาย ( Rev - enue วงจรการลดสินค้าคงคลังในเวลาจริงระบบธรรมชาติจะระบุความต้องการสินค้าคงคลังในเวลาจริงด้วย นี้เป็นจริงแม้ว่าการซื้อระบบแบทช์ที่มุ่งเน้น