SecretaryTaking Notes - A secretary

Secretary

Taking Notes - A secretary will have to take notes and dictation from the boss for drafting the correspondence or executing the work. She can either record the dictation and transcribe it later or write it down.

Scheduling Meetings - She will have to keep a record of appointments and ensure that each one is conducted smoothly and on time. Follow up for attendance, venue booking, arranging notepads, pencils, water bottles, glasses, etc. are also the duties of a secretary.

Communication - Many times, she will have to conduct research for the reporting authority and carry out oral and written communication with staff members as well as clients on the behalf of her boss or department.

Troubleshooting - Handling difficult situations without any assistance is one of the prime duties of a secretary. A secretary might face managerial or administration problems; she has to sort them out on her own without the interference of the senior management.

Arranging Travel and Accommodation - One of the prime duties of a secretary is to arrange for the travel and boarding requirements of the boss or staff. This needs to be done flawlessly and meticulously especially when foreign travel and hotel bookings are involved. A minute-to-minute itinerary should be prepared for the convenience of the travelers.

Organizing Office Activities and Events - Organizing fun employee engagement activities and events for the department is not a secretary's core activity, but it can definitely help in honing her leadership prowess.

Maintaining Archives - It is the duty of the secretary to maintain the archives of documents and paperwork regarding foreign delegation visits, customer visits, inaugurations, new product launches, activities, events, etc.

Managing Material - A secretary has to ensure timely and accurate delivery, and pick up of important office material. Items to be couriered should be sent on time, tracked and followed up for efficient delivery.

Answering Calls - A secretary answers the calls for her boss. She also screens the list of callers and relays the messages to the boss or leaves messages at his desk on the 'While you were out cards'.

Greets Visitors - A secretary also undertakes the responsibility of maintaining guest relations. She welcomes the visitors and makes them comfortable by offering refreshments. She might also require to book dinner reservations or accommodation for the guests.

Manage Memberships and Subscriptions - It is the duty of the secretary to manage and renew memberships to various business forums, institutes, societies, etc. She will also have to renew the subscriptions of various publications that the reporting authority has subscribed to.

Stock Management - Keeps a tab on the available stock of office supplies, stationery, office equipment, etc. and makes arrangement for placing a new order.

Payroll Activities - In a small organization, a secretary might also have to undertake payroll related activities.

Maintaining a Diary - A secretary has to maintain a diary to follow the time-bound schedule of her boss and enlist his appointments accordingly. At the end of each day, she has to inform the boss about the next day's schedule.

Reporting - A secretary will have to act as a liaison between the department and her boss. She will have to give an accurate report of the departmental activities to the boss.

Preparing MIS - She may also have to help in the compilation of the MIS report, giving details of the efficiency of the department.

Preparing Drafts - A secretary will have to write, edit and disseminate information through presentations, spreadsheets, letters, mails, minutes of the meetings, memos, itineraries, etc.

Arranging Meetings - A secretary has to schedule, organize meetings and maintain a record of the agenda, minutes and maintain a follow-up of the tasks.

Assist in Small Financial Decisions - Sometimes, she will also have to assist in the compilation of the financial reports, budgets, plans, etc. of the department.

Routine Administration Work - The secretary has to carry out general office administration duties from time to time.

Project Coordination - Many times, special projects like 5S or small CSR activities will be allotted to the secretary. She will have to coordinate with the rest of the staff to make the project a grand success.

Correspondence - A secretary has to sort all the correspondence, prioritize and label it for the boss.

Read more at Buzzle: http://www.buzzle.com/articles/secretary-duties-responsibilities-of-a-secretary.html

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เลขานุการ

การบันทึก - เลขานุการจะต้องใช้เวลาบันทึกและเขียนตามคำบอกจากเจ้านายร่างจดหมาย หรือดำเนินงาน เธอสามารถบันทึกการเขียนตามคำบอก และคัดลอกในภายหลัง หรือเขียนลงไว้

เวลาประชุม - เธอจะต้องเก็บบันทึกการนัดหมาย และให้แน่ใจว่า แต่ละคนจะดำเนินได้อย่างราบรื่น และเวลาได้ ติดตามการเข้างาน สำรองห้องพักที่จอง จัดสื่อ ดินสอ ขวดน้ำ แก้ว ฯลฯ เป็นหน้าที่ของเลขานุการ

สื่อสาร - หลายครั้ง เธอจะต้องดำเนินการวิจัยสำหรับหน่วยงานรายงาน และดำเนินการ และการเขียนสื่อสารกับพนักงานรวมทั้งลูกค้าในนามของเจ้านายของเธอหรือแผนก

แก้ไขปัญหาเบื้องต้น - การจัดการสถานการณ์ที่ยากลำบาก โดยความช่วยเหลือใด ๆ เป็นหนึ่งในหน้าที่ของเลขานุการนายก เลขานุการอาจเผชิญการบริหาร หรือจัดการ ปัญหา เธอมีตัวออกในการจัดการตนเองโดยไม่รบกวนการอาวุโส

จัดเรียงการเดินทางและที่พัก - หนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขานุการคือการ จัดการการท่องเที่ยวและขึ้นความต้องการของเจ้านายหรือพนักงาน นี้ต้องทำอย่างพิถีพิถัน และไม่มีที่ติโดยเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องจองเดินทางและโรงแรมต่างประเทศ ควรเตรียมรายการนาทีต่อนาทีเพื่อความสะดวกของนักท่องเที่ยว

จัดกิจกรรม Office และจัดอีเว้นท์ - กิจกรรมความผูกพันพนักงานสนุกสนาน และเหตุการณ์ในภาคที่ไม่ใช่กิจกรรมหลักของเลขานุการ แต่แน่นอนมันสามารถช่วยในการเครื่องมืออุปกรณ์ศักดาความเป็นผู้นำเธอ

เก็บ-Maintaining - เป็นหน้าที่ของเลขานุการในการรักษาในเก็บถาวรของเอกสารและเอกสารเกี่ยวกับการเข้าชมการมอบหมายต่างประเทศ ลูกค้าเข้าชม inaugurations เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ กิจกรรม เหตุการณ์ ฯลฯ

การจัดการวัสดุ - เลขานุการได้ส่งทันเวลา และถูกต้อง และรับวัสดุสำนักงานที่สำคัญ สินค้าต้อง couriered ควรส่งในเวลา ติดตาม และไปมาแล้วสำหรับการจัดส่งมีประสิทธิภาพ

ตอบรับโทรศัพท์ - เลขานุการตอบคำเรียกสำหรับเจ้านายของเธอ เธอหน้าจอรายชื่อของผู้เรียกยัง และรีเลย์จะเจ้านาย หรือทิ้งข้อความที่โต๊ะของเขาในการ 'ในขณะที่คุณได้ออกบัตร' .

ผู้เยี่ยมชม Greets - เลขานุการยังรับความรับผิดชอบของแขก เธอยินดีต้อนรับนักท่องเที่ยว และทำให้พวกเขาสบาย โดยนำเสนอเครื่องดื่ม เธออาจต้องการจองหนังสืออาหารหรือที่พักสำหรับพัก

จัดการสมาชิกและสมาชิก - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการในการจัดการ และการต่ออายุสมาชิกต่าง ๆ กระดานข่าวธุรกิจ สถาบัน สังคม ฯลฯ ได้ เธอยังจะมีการต่ออายุสมาชิกของสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ที่ผู้รายงานได้รับสมาชิก

จัดการหุ้น - เน้นแบบการมีหุ้นของสำนักงาน อุปกรณ์ เครื่องเขียน อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ และทำให้การจัดการในการวางแบบใหม่สั่งได้

ค่าจ้างกิจกรรม - ในองค์กรขนาดเล็ก เลขานุการอาจรู้ค่าจ้างที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการ

รักษาไดอารี่ - เลขานุการเป็นรักษาไดอารี่ตามกำหนดการเวลาผูกกับเจ้านายของเธอ และสมัครตามการนัดหมายของเขา ในตอนท้ายของแต่ละวัน เธอได้ทูลเจ้านายเกี่ยวกับกำหนดการของวันถัดไป

รายงาน - เลขานุการจะต้องเป็นเดอะลิเอซันระหว่างแผนกและเจ้านายของเธอ เธอจะให้รายงานถูกต้องของกิจกรรมของแผนกการเจ้านาย

Preparing MIS - เธอยังอาจช่วยในการรวบรวมรายงาน MIS ให้รายละเอียดของประสิทธิภาพของแผนก

ร่าง Preparing - เลขานุการจะต้องเขียน แก้ไข และกระจายข้อมูลผ่านงานนำเสนอ กระดาษคำนวณ จดหมาย จดหมาย รายงานการประชุม บันทึก ตาราง ฯลฯ

จัดประชุม - เลขานุการกำหนดเวลา จัดการประชุม และเก็บบันทึกวาระการประชุม นาที และรักษาติดตามผลของงาน

ช่วย ในการตัดสิน ใจทางการเงินขนาดเล็ก - บางครั้ง เธอยังจะช่วยในการคอมไพล์ของรายงานทางการเงิน งบประมาณ แผน ฯลฯ ของแผนก

ประจำดูแลงาน - เลขานุการได้ทำหน้าที่บริหารสำนักงานทั่วไปจากเวลาไปเวลา

ประสานงานโครงการ - หลายครั้ง โครงการพิเศษเช่น 5S หรือกิจกรรมขนาดเล็กจะจัดสรรให้เลขานุการ เธอจะต้องประสานงานกับส่วนเหลือของพนักงานเพื่อให้โครงการแกสำเร็จ

ติดต่อ - เลขานุการมีการเรียงลำดับทั้งหมดจดหมาย จัดลำดับความสำคัญ และป้ายชื่อสำหรับนาย

อ่านเพิ่มเติมที่ Buzzle: http://www.buzzle.com/articles/secretary-duties-responsibilities-of-a-secretary.html

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เลขานุการจดบันทึก - เลขานุการจะต้องมีการจดบันทึกและคำสั่งจากเจ้านายร่างจดหมายหรือการดำเนินงาน เธอทั้งสามารถบันทึกคำสั่งและคัดลอกในภายหลังหรือเขียนมันลงการประชุมกำหนดการ - เธอจะมีการเก็บบันทึกการนัดหมายและให้แน่ใจว่าแต่ละคนมีการดำเนินการได้อย่างราบรื่นและในเวลา ติดตามสำหรับการเข้าร่วมจองสถานที่จัด notepads, ดินสอ, ขวดน้ำ, แก้วน้ำและอื่น ๆ นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ของเลขานุการสื่อสาร - หลายครั้งที่เธอจะต้องดำเนินการวิจัยสำหรับผู้มีอำนาจในการรายงานและดำเนินการสื่อสารพูดและการเขียน กับสมาชิกในทีมรวมทั้งลูกค้าในนามของเจ้านายหรือหน่วยงานของเธอการแก้ไขปัญหา - การจัดการกับสถานการณ์ที่ยากลำบากโดยไม่มีความช่วยเหลือใด ๆ ที่เป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญของเลขานุการ เลขานุการอาจประสบปัญหาในการบริหารจัดการหรือการบริหาร; เธอมีการจัดเรียงออกของเธอเองโดยปราศจากการแทรกแซงของผู้บริหารระดับสูงการจัดเดินทางและที่พัก - หนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญของเลขานุการคือการจัดให้มีความต้องการเดินทางและการขึ้นของเจ้านายหรือพนักงาน นี้จะต้องทำอย่างไม่มีที่ติและพิถีพิถันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการเดินทางและการจองห้องพักโรงแรมต่างประเทศมีส่วนร่วม การเดินทางนาทีถึงนาทีควรจะเตรียมไว้สำหรับความสะดวกในการเดินทางการจัดกิจกรรมสำนักงานและเหตุการณ์ - จัดกิจกรรมความผูกพันของพนักงานที่สนุกและกิจกรรมสำหรับแผนกที่ไม่ได้เป็นกิจกรรมหลักของเลขานุการ แต่แน่นอนสามารถช่วยในการสร้างเสริมความเป็นผู้นำกล้าหาญของเธอ . การรักษาจดหมายเหตุ - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะรักษาเก็บเอกสารและเอกสารเกี่ยวกับการเยี่ยมชมคณะผู้แทนต่างประเทศเข้าชมของลูกค้า inaugurations การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่กิจกรรมเหตุการณ์ ฯลฯวัสดุผู้จัดการ - เลขานุการมีเพื่อให้แน่ใจว่าเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง การส่งมอบและรับของวัสดุสำนักงานที่สำคัญ รายการที่จะ couriered ควรจะส่งในเวลาการติดตามและการติดตามการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพตอบรับโทร - เลขานุการคำตอบเรียกร้องให้เจ้านายของเธอ นอกจากนี้เธอยังหน้าจอรายชื่อของผู้ที่โทรเข้าและถ่ายทอดข้อความให้เจ้านายหรือใบข้อความที่โต๊ะทำงานของเขาใน 'ในขณะที่คุณกำลังออกบัตร' คนที่เข้ามาทักทาย - เลขาฯ ยังรับความรับผิดชอบในการรักษาความสัมพันธ์ของผู้เข้าพัก เธอยินดีต้อนรับผู้เข้าชมและทำให้พวกเขามีความสะดวกสบายโดยนำเสนอเครื่องดื่ม นอกจากนี้เธอยังอาจจำเป็นต้องใช้ในการจองอาหารค่ำหรือที่พักสำหรับผู้เข้าพักจัดการสมาชิกและการสมัครสมาชิก - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการการจัดการและการต่ออายุสมาชิกฟอรั่มธุรกิจต่างๆของสถาบันสังคมและอื่น ๆ นอกจากนี้เธอยังจะมีการต่ออายุการสมัครสมาชิก สิ่งพิมพ์ต่างๆที่ผู้มีอำนาจรายงานได้สมัครเป็นสมาชิกการจัดการหุ้น - เก็บแท็บในสต็อกที่มีอยู่ของเครื่องใช้สำนักงานเครื่องเขียนเครื่องใช้สำนักงานและอื่น ๆ และทำให้การจัดวางสั่งซื้อใหม่กิจกรรมเงินเดือน - ในองค์กรขนาดเล็ก เลขาฯ อาจมีการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนรักษาไดอารี่ - เลขานุการมีการรักษาไดอารี่ที่จะทำตามตารางเวลาผูกพันของเจ้านายของเธอและเกณฑ์การนัดหมายของเขาตาม ในตอนท้ายของแต่ละวันเธอมีที่จะแจ้งให้เจ้านายเกี่ยวกับตารางเวลาในวันถัดไปของการรายงาน - เลขานุการจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานระหว่างแผนกและเจ้านายของเธอ เธอจะต้องให้รายงานที่ถูกต้องของกิจกรรมแผนกให้เจ้านายเตรียม MIS - เธอยังอาจจะต้องช่วยในการรวบรวมรายงาน MIS ให้รายละเอียดของความมีประสิทธิภาพของกรมเตรียมร่าง - เลขานุการจะต้อง เขียน, แก้ไขและเผยแพร่ข้อมูลผ่านการนำเสนอสเปรดชีตตัวอักษร, อีเมล, นาทีของการประชุมการบันทึกรายละเอียดการเดินทางและอื่น ๆการประชุมจัด - เลขาฯ มีการกำหนดตารางการจัดประชุมและการเก็บข้อมูลของวาระการประชุมนาทีและรักษาต่อไปนี้ วิ่งขึ้นของงานที่ช่วยในการตัดสินใจทางการเงินขนาดเล็ก - บางครั้งเธอก็จะต้องมีการให้ความช่วยเหลือในการรวบรวมของรายงานทางการเงินงบประมาณแผนการ ฯลฯ ของฝ่ายบริหารงานประจำ - เลขานุการจะต้องมีการดำเนินการสำนักงานทั่วไป หน้าที่การบริหารเวลาที่ประสานงานโครงการ - หลายครั้งที่โครงการพิเศษเช่น 5S หรือกิจกรรมความรับผิดชอบต่อสังคมที่มีขนาดเล็กจะได้รับการจัดสรรให้กับเลขานุการ เธอจะต้องประสานงานกับส่วนที่เหลือของพนักงานเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ทางจดหมาย - เลขานุการมีการจัดเรียงทุกการติดต่อจัดลำดับความสำคัญและป้ายมันสำหรับเจ้านายอ่านเพิ่มเติมได้ที่ Buzzle: http: //www.buzzle .com / บทความ / เลขานุการหน้าที่ความรับผิดชอบ--ของ-secretary.html

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เลขา

จดบันทึก - เลขาจะต้องจดบันทึกและเขียนตามคำบอกจากบอสร่างจดหมายหรือการดําเนินงาน เธอสามารถบันทึกเขียนตามคำบอกและตีโพยตีพายทีหลัง หรือเขียนลง

จัดตารางการประชุม - เธอจะต้องเก็บบันทึกการนัดหมาย และให้แน่ใจว่า แต่ละคน จะดำเนินการได้อย่างราบรื่น และในเวลา ติดตามสถานที่ , การเข้า ,จัดโดย ดินสอ ขวดน้ำ แก้ว ฯลฯ ก็เป็นหน้าที่ของเลขาค่ะ

การสื่อสารหลายๆ ครั้ง เธอจะต้องดําเนินการวิจัยเพื่อการรายงานผู้มีอำนาจและมีการพูดและการเขียนเพื่อการสื่อสารกับพนักงาน รวมทั้งลูกค้าในนามของเจ้านายเธอ

หรือแผนกการแก้ไขปัญหาการจัดการสถานการณ์ที่ยากลำบากโดยไม่มีความช่วยเหลือใด ๆที่เป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขานุการ เลขานุการอาจเผชิญปัญหาด้านการจัดการ หรือการบริหาร เธอมีการจัดเรียงพวกเขาออกเองโดยปราศจากการแทรกแซงของผู้บริหารระดับสูง .

การจัดท่องเที่ยวและที่พัก - หนึ่งในหน้าที่สำคัญของเลขาคือการจัดให้มีการเดินทางและนำความต้องการของเจ้านาย หรือพนักงาน นี้ต้องทำอย่างไม่มีที่ติและ meticulously โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจองการเดินทางต่างประเทศ และโรงแรมด้วย นาทีต่อนาที การเดินทางควรเตรียมไว้เพื่อความสะดวกของนักท่องเที่ยว

การจัดสำนักงาน จัดกิจกรรมและเหตุการณ์สนุกความผูกพัน - กิจกรรมและเหตุการณ์สำหรับแผนกที่ไม่ใช่กิจกรรมหลักของเลขานุการ แต่แน่นอนสามารถช่วยในศักดาความเป็นผู้นำ honing

รักษาจดหมายเหตุ - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการรักษาคลังเอกสารและเอกสารเกี่ยวกับลูกค้าเข้าชมคณะผู้แทนต่างประเทศเข้าชม inaugurations ,ใหม่เปิดตัวผลิตภัณฑ์ , กิจกรรม , กิจกรรมต่างๆ ฯลฯ

การจัดการวัสดุ - เลขาต้องให้ทันเวลาและถูกต้อง ส่ง และรับวัสดุสำนักงานที่สำคัญ รายการที่ต้อง couriered ควรจะส่งในเวลาการติดตามและการติดตามการส่งมอบที่มีประสิทธิภาพ

รับโทรศัพท์ - เลขาตอบเรียกเจ้านายของเธอเธอยังหน้าจอรายการโทรและรีเลย์ข้อความให้เจ้านาย หรือทิ้งข้อความที่โต๊ะทำงานของเขาใน ' ในขณะที่คุณกำลังออกบัตร

ทักทายผู้มาเยือน เลขายังรับความรับผิดชอบในการรักษาความสัมพันธ์ของลูกค้า . เธอยินดีต้อนรับผู้เข้าชม และทำให้พวกเขาสะดวกสบาย โดยเสนอให้ความสดชื่นเธออาจจะยังต้องจอง จองอาหารหรือที่พักสำหรับแขก

จัดการสมาชิกและการสมัครสมาชิก - มันเป็นหน้าที่ของเลขานุการบริหารและต่ออายุสมาชิกกระดานข่าว ธุรกิจต่าง ๆ สถาบัน สังคม ฯลฯ เธอจะต้องต่ออายุสมาชิกสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ว่า รายงานผู้มีอำนาจได้สมัครสมาชิก .

การจัดการสต็อกช่วยให้แท็บบนหุ้นของวัสดุสำนักงาน เครื่องเขียน อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ และทำให้การจัดเรียงสำหรับการวางคำสั่งซื้อใหม่

บัญชีเงินเดือนและกิจกรรมในองค์กรขนาดเล็ก เลขาก็ต้องรู้เงินเดือน

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องการรักษาไดอารี่ - เลขามีการเก็บรักษาไดอารี่เพื่อติดตามเวลาผูกตารางของเจ้านายของเธอ และเกณฑ์การนัดหมายตาม ในตอนท้ายของแต่ละวัน เธอได้แจ้งเจ้านายเกี่ยวกับกำหนดการของวันถัดไป

รายงาน - เลขาจะต้องทำหน้าที่ประสานงานระหว่างแผนก และเจ้านายของเธอเธอจะต้องให้มีการรายงานที่ถูกต้องของกิจกรรมแผนกหัวหน้า

เตรียม MIS - เธออาจต้องช่วยในการรวบรวมรายงานและรายละเอียดของประสิทธิภาพของแผนก

เตรียมร่าง - เลขาจะต้องเขียน แก้ไข และเผยแพร่ข้อมูลผ่านงานนำเสนอกระดาษ , จดหมาย , อีเมล , นาทีของการประชุม , บันทึกกำหนดการ ฯลฯ

จัดประชุม - เลขาได้กำหนดการจัดประชุมและรักษาบันทึกวาระการประชุม , นาที และรักษาการติดตามผลของงาน

ช่วยในการตัดสินใจทางการเงินขนาดเล็ก - บางครั้ง เธอยังต้องช่วยในการรายงานทางการเงิน งบประมาณ แผนงาน ฯลฯ ของ

. .ขั้นตอนการบริหารงาน - เลขาต้องดําเนินการสํานักงานบริหารทั่วไปหน้าที่เวลา

ประสานงานโครงการ - หลายครั้ง โครงการพิเศษ เช่น กิจกรรม CSR 5S หรือขนาดเล็กจะถูกจัดสรรให้กับเลขา เธอจะต้องประสานงานกับส่วนที่เหลือของพนักงานเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่

จดหมาย - เลขาได้จัดการทุกการติดต่อสื่อสารจัดลำดับความสำคัญและฉลากให้เจ้านาย

อ่านเพิ่มเติมที่ : http://www.buzzle.com/articles/secretary-duties-responsibilities-of-a-secretary.html Buzzle