Page 25 With the average turnover i

Page 25
With the average turnover in debtors account for the last 3 months calculated as the total transfers to debtors ledger (excluding credit cards) for the last 3 months in average (i.e. divided per 3).
6. Standard reminder letters and control forms
- Collection letter- 1st reminder
- Collection letter- 2nd reminder
- Collection letter- 3rd reminder
- Collection letter- 4th reminder
- Telephone reminders- tracking spreadsheet
- Credit meeting minutes
- AR analysis-M8 report
Page 33
Objective
To ensure the timely preparation and distribution of debtor invoices to minimize delays in cash collection.
Policy:
1. A/R invoices must be generated from the A/R system and sent with necessary supporting documents to all debtors as per the pre – defined time schedule (ie within 2 days of checkout or monthly for some travel agents).
2. The date of mailing out the A/R invoice must be recorded. Alternatively, included emailing invoices in a PDF format.
3. A copy of the A/R invoices must always be kept in debtors’ filing until full payment has been received.
Procedure:
1. A time schedule stating when the invoices are due to be sent to debtors must be defined by the Credit Manager and strictly adhered to by Accounts Receivable.
- For Company’s individual guests: A/R invoice to be prepared and sent within 48 hours of checkout.
- For Travel agents: depending of the schedule or the date of Travel agents to receive the invoice and the agreement signed, or monthly basis.
2. For each guest folio transferred to City Ledger, Accounts Receivable will generate from the system an invoice per
Folio or per batch (grouping several folios in one statement) to be sent to the customer as detailed above. Any supporting documents as requested b the debtor, for proceeding to payment, must be attached (ie guest folio with related accommodation voucher/guarantee letter, etc).
3. For a hotel allowing payment in a foreign currency, the equivalent total invoice amount in the second currency must be stated on the system generated A/R invoice, using the exchange rate of the day of issuing the invoice.
4. Amended A/R invoices are not permitted. If a credit is due to a customer a credit note must be issued referring
To the original invoice.
5. All invoices with supporting documents must be verified for accuracy by the Credit Manger before being sent to the debtors.
6. In the event that the accommodation voucher or guarantee letter to support the billing is missing , Accounts Receivable must immediately inform the credit Manager who will liaise with the relevant Head of Department responsible for providing a copy of the missing document.
7. A debtor file for each account must be maintained by Accounts Receivable with a copy of the invoice, any accommodation vouchers/guarantee letters and guest folio kept in the file until full payment is received. In addition a copy of each month’s statement should be kept in the file.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

หน้า 25 มีการหมุนเวียนในบัญชีลูกหนี้สำหรับ 3 เดือนสุดท้ายเฉลี่ยคำนวณเป็นการโอนย้ายผลรวมบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ (ไม่รวมบัตรเครดิต) สำหรับ 3 เดือนที่ผ่านมาในค่าเฉลี่ย (เช่นแบ่งต่อ 3)6. เตือนมาตรฐานตัวอักษรและตัวควบคุมฟอร์ม-การเก็บจดหมาย - 1 จดหมายเตือนชำระเงิน-การเก็บจดหมาย - 2 จดหมาย-การเก็บจดหมาย - 3 จดหมายเตือนชำระเงิน-การเก็บจดหมาย - 4 จดหมาย-โทรศัพท์กระดาษติดตามแจ้งเตือน-รายงานการประชุมสินเชื่อ-รายงานการวิเคราะห์-M8 ARหน้า 33วัตถุประสงค์เพื่อให้ทันเวลาในการเตรียมและการกระจายของลูกหนี้ใบแจ้งหนี้เพื่อลดความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินนโยบาย:1. ใบแจ้งหนี้ a/r ต้องถูกสร้างขึ้นจากระบบ a/r และไปกับเอกสารสนับสนุนที่จำเป็นทั้งหมดลูกหนี้ตามก่อน – ตารางเวลาที่กำหนด (คือภายใน 2 วันเช็คเอาท์หรือรายเดือนสำหรับบางทัวร์)2 ต้องบันทึกวันของการส่งเมล์ออกใบแจ้งหนี้ a/r หรือ รวมส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF3. สำเนาใบแจ้งหนี้ a/r ต้องถูกเก็บไว้ในการยื่นของลูกหนี้จนกว่าจะได้รับชำระเงินเต็มจำนวนเสมอขั้นตอน:1.กำหนดเวลาที่ระบุเมื่อใบแจ้งหนี้ครบกำหนดส่งลูกหนี้ต้องกำหนดโดยผู้จัดการสินเชื่อ และปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดเพื่อ โดยลูกหนี้-สำหรับลูกค้าแต่ละบริษัท: ใบแจ้งหนี้ a/r จะจัดเตรียม และส่งภายใน 48 ชั่วโมงหลังจากเช็คเอาท์-สำหรับตัวแทนท่องเที่ยว: ขึ้นอยู่กับตารางเวลาหรือวันบริษัทได้รับใบแจ้งหนี้และข้อตกลงที่ลงนาม หรือเดือน2. สำหรับแต่ละลูกค้าใบแจ้งรายการของโอนย้ายเมืองบัญชีแยกประเภท บัญชีลูกหนี้จะสร้างจากระบบใบต่อใบแจ้งรายการของหรือ ต่อชุด (จัดกลุ่ม folios หลายในคำสั่งเดียว) จะถูกส่งให้กับลูกค้าตามรายละเอียดข้างต้น การสนับสนุนเอกสารเป็นบีร้องขอลูกหนี้ การดำเนินการชำระเงิน ต้องแนบ (ie แขกใบแจ้งรายการของที่พักที่เกี่ยวข้องกับหนังสือค้ำประกันใบสำคัญจดหมาย ฯลฯ)3. สำหรับโรงแรมที่อนุญาตให้ชำระเงินในสกุลเงินต่างประเทศ ต้องระบุยอดเงินใบแจ้งหนี้รวมที่เทียบเท่าในสกุลเงินที่สองในแจ้งหนี้ a/r ระบบสร้างขึ้นโดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันออกใบแจ้งหนี้4. ไม่ได้ใบแจ้งหนี้ a/r แก้ไข ถ้าเครดิตลูกค้าถึง ใบลดหนี้ต้องออกอ้างใบแจ้งหนี้เดิม5. ทุกอินวอยซ์กับเอกสารต้องสามารถตรวจสอบความถูกต้อง โดยการจัดการสินเชื่อบังคับให้ลูกหนี้6. ในกรณีที่สำคัญที่พักหรือจดหมายรับรองเพื่อสนับสนุนการเรียกเก็บเงินที่หายไป ลูกหนี้ต้องทันทีแจ้งเครดิตผู้จัดการที่จะ liaise กับเกี่ยวข้องหัวหน้าของแผนกรับผิดชอบการให้สำเนาของเอกสารที่หายไป7.แฟ้มลูกหนี้สำหรับแต่ละบัญชีต้องรักษาไว้ โดยลูกหนี้ มีสำเนาของใบแจ้งหนี้ ที่พักหนังสือค้ำประกันใบสำคัญจดหมาย และใบแจ้งรายการของลูกค้าที่เก็บไว้ในแฟ้มจนกว่าจะได้รับชำระเงินเต็มจำนวน นอกจากนี้ สำเนาของใบแจ้งยอดแต่ละเดือนควรเก็บไว้ในแฟ้ม

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

หน้า 25
ด้วยมูลค่าการซื้อขายเฉลี่ยในลูกหนี้บัญชีสำหรับช่วง 3 เดือนคำนวณเป็นโอนรวมลูกหนี้บัญชีแยกประเภท (ไม่รวมบัตรเครดิต) ในช่วง 3 เดือนเฉลี่ย (แบ่งเช่นต่อ 3).
6 จดหมายเตือนมาตรฐานและรูปแบบการควบคุม
- การเก็บรวบรวมจดหมายเตือนครั้งที่ 1
- การเก็บรวบรวมจดหมายเตือนครั้งที่ 2
- การเก็บรวบรวมจดหมายเตือน 3
- การเก็บรวบรวมจดหมายเตือน 4
- โทรศัพท์ reminders- ติดตามสเปรดชีต
- เครดิตรายงานการประชุม
- รายงานการวิเคราะห์-M8 AR
หน้า 33 วัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าการเตรียมความพร้อมในเวลาที่เหมาะสมและการกระจายของใบแจ้งหนี้ของลูกหนี้เพื่อลดความล่าช้าในการเก็บรวบรวมเงินสด. นโยบาย: 1 A / R ใบแจ้งหนี้ที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบ A / R และส่งไปพร้อมกับเอกสารประกอบการที่จำเป็นเพื่อให้ลูกหนี้ทั้งหมดเป็นต่อก่อน -. กำหนดตารางเวลา (เช่นภายใน 2 วันของการชำระเงินหรือรายเดือนสำหรับ บริษัท ตัวแทนท่องเที่ยวบางส่วน) 2 วันที่ออกใบแจ้งหนี้ส่งจดหมาย A / R จะต้องถูกบันทึกไว้ อีกวิธีหนึ่งคือการส่งอีเมลรวมใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF. 3 สำเนา A / R ใบแจ้งหนี้จะต้องถูกเก็บไว้ในการยื่นลูกหนี้จนกว่าจะชำระเงินเต็มจำนวนที่ได้รับ. ขั้นตอน: 1 ตารางเวลาที่ระบุเมื่อใบแจ้งหนี้ที่มีกำหนดจะถูกส่งไปยังลูกหนี้จะต้องกำหนดโดยผู้จัดการสินเชื่อและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดโดยบัญชีลูกหนี้. - แขกของแต่ละบุคคลของ บริษัท ฯ : A / ใบแจ้งหนี้ R ที่จะต้องเตรียมและส่งภายใน 48 ชั่วโมงของการชำระเงิน- สำหรับตัวแทนด้านการท่องเที่ยว: ขึ้นอยู่กับตารางเวลาหรือวันที่ตัวแทนด้านการท่องเที่ยวที่จะได้รับใบแจ้งหนี้และลงนามในข้อตกลงหรือรายเดือน. 2 สำหรับผู้เข้าพักแต่ละยกโอนไปยังบัญชีแยกประเภทซิตี้, ลูกหนี้จะสร้างจากระบบใบแจ้งหนี้ต่อยกหรือต่อชุด(การจัดกลุ่มปึกหลายในหนึ่งคำสั่ง) จะถูกส่งให้กับลูกค้าตามรายละเอียดข้างต้น เอกสารประกอบการใด ๆ ตามที่ร้องขอขลูกหนี้เพื่อดำเนินการชำระเงินจะต้องแนบ (ยกของผู้เข้าพักคือมีบัตรกำนัลที่พักที่เกี่ยวข้อง / หนังสือรับรอง ฯลฯ ). 3 สำหรับโรงแรมที่ช่วยให้การชำระเงินในสกุลเงินต่างประเทศจำนวนใบแจ้งหนี้รวมเทียบเท่าในสกุลเงินที่สองจะต้องมีการระบุไว้ในระบบที่สร้างใบแจ้งหนี้ / R โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันของการออกใบแจ้งหนี้ที่. 4 แก้ไข A / R ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับอนุญาต ถ้าเป็นเครดิตเนื่องจากลูกค้าที่จะบันทึกเครดิตจะต้องออกหมายเพื่อใบแจ้งหนี้เดิม. 5 ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่มีเอกสารประกอบการจะต้องตรวจสอบความถูกต้องโดยผู้จัดการเครดิตก่อนที่จะถูกส่งไปยังลูกหนี้. 6 ในกรณีที่บัตรกำนัลที่พักหรือหนังสือรับรองเพื่อสนับสนุนการเรียกเก็บเงินจะหายไปที่ลูกหนี้ทันทีต้องแจ้งให้ผู้จัดการเครดิตที่จะติดต่อประสานงานกับหัวหน้าที่เกี่ยวข้องของกรมรับผิดชอบในการให้สำเนาของเอกสารที่ขาดหายไปได้. 7 แฟ้มลูกหนี้สำหรับแต่ละบัญชีจะต้องได้รับการรักษาโดยลูกหนี้ที่มีสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ใดบัตรกำนัลที่พัก / ตัวอักษรและการรับประกันจากผู้เข้าพักยกเก็บไว้ในไฟล์จนกว่าจะชำระเต็มจำนวน นอกจากสำเนาคำสั่งของแต่ละเดือนควรจะเก็บไว้ในไฟล์

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

หน้า 25
มีค่าเฉลี่ยการหมุนเวียนในบัญชีลูกหนี้เป็นเวลา 3 เดือน คำนวณเป็นโอนรวมกับลูกหนี้บัญชีแยกประเภท ( ยกเว้นบัตรเครดิต ) เป็นเวลา 3 เดือน เฉลี่ย ( เช่นแบ่งต่อ 3 )
6 รูปแบบ
- อีเพา - 1 - ชุดจดหมายเตือน
-
- คอลเลกชันจดหมายเตือน 2 - 3 - 4 - ชุดจดหมายเตือน

เตือนจดหมายเตือนและควบคุมมาตรฐานโทรศัพท์แจ้งเตือนติดตาม Spreadsheet
-
- AR เครดิตรายงานการประชุมรายงานหน้า 33


analysis-m8 วัตถุประสงค์ให้ทันเวลา การเตรียมการและการกระจายของใบแจ้งหนี้ที่ลูกหนี้เพื่อลดความล่าช้าในการเก็บรวบรวมเงินสด นโยบาย :

1/ R ใบแจ้งหนี้จะต้องถูกสร้างขึ้นจาก A / R และส่งด้วยระบบที่จำเป็นสนับสนุนเอกสารลูกหนี้ตาม Pre –กำหนดเวลา ( คือภายใน 2 วันนับจากวันที่ชำระเงินรายเดือนหรือสำหรับบาง บริษัท ตัวแทนท่องเที่ยว )
2 วันที่ของการส่งเมล์ออกใบแจ้งหนี้ / R จะถูกบันทึกไว้ หรือรวมอีเมล์ใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF .
3สำเนาของใบแจ้งหนี้ / R จะถูกเก็บไว้ในลูกหนี้ยื่นจนกว่าชำระเงินเต็มได้รับ .

ขั้นตอน : 1 . ตารางเวลาที่ระบุเมื่อใบแจ้งหนี้เนื่องจากถูกส่งไปยังลูกหนี้จะต้องถูกกำหนดโดยเครดิตผู้จัดการและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด โดยลูกหนี้ .
- แต่ละบุคคลของ บริษัท สำหรับ : R / ใบแจ้งหนี้เพื่อเตรียมและส่งภายใน 48 ชั่วโมงของการชำระเงิน .
- สำหรับ บริษัท ตัวแทนท่องเที่ยว :ขึ้นอยู่กับเวลาหรือวันที่ของตัวแทนด้านการท่องเที่ยวจะได้รับใบแจ้งหนี้และข้อตกลงที่ลงนาม หรือรายเดือน .
2 แต่ละเมืองแขกยกย้ายไปบัญชีแยกประเภท บัญชีลูกหนี้ จะสร้างจากระบบใบแจ้งหนี้ /
- หรือต่อชุด ( การจัดกลุ่มหลาย folios ในประโยคเดียว ) เพื่อส่งให้ลูกค้าตามรายละเอียดข้างต้น เอกสารใด ๆ สนับสนุนตามที่ร้องขอ บี ลูกหนี้เพื่อเข้าร่วมเงินต้องแนบ ( เช่นแขกยกกับที่พักที่เกี่ยวข้องจดหมายคูปอง / ประกัน ฯลฯ )
3 สำหรับโรงแรมที่ให้ชำระเงินในสกุลเงินต่างประเทศเทียบเท่ารวมใบแจ้งหนี้จำนวนเงินในสกุลเงินที่สองจะต้องมีการระบุไว้ในระบบที่สร้าง / R ใบแจ้งหนี้โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ออกใบแจ้งหนี้ .
4 แก้ไข / R ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับอนุญาตถ้าเครดิต เนื่องจากลูกค้าบันทึกเครดิตจะต้องอ้างอิงกับใบแจ้งหนี้เดิมออก
.
5 ใบแจ้งหนี้ด้วยที่สนับสนุนเอกสารที่ต้องตรวจสอบความถูกต้อง โดยเครดิตผู้จัดการก่อนที่จะถูกส่งไปยังลูกหนี้ .
6 ในเหตุการณ์ที่พักคูปอง หรือจดหมายรับรองเพื่อสนับสนุนการเรียกเก็บเงินที่ขาดหายไปบัญชีลูกหนี้ทันทีต้องแจ้งให้ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อที่จะติดต่อประสานงานกับหัวหน้าของแผนกที่รับผิดชอบให้สำเนาของเอกสารที่ขาดหายไป .
7 ลูกหนี้แฟ้มสำหรับแต่ละบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชีลูกหนี้พร้อมสำเนาใบแจ้งหนี้ใด ๆ บัตรที่พัก / รับประกันตัวอักษรและแขกยกเก็บไว้ในไฟล์จนกว่าชำระเงินเต็มรูปแบบจะได้รับนอกจากนี้สำเนาคำให้การของแต่ละเดือนจะถูกเก็บไว้ในแฟ้ม .