ตอนเราส่ง e-Mail ออกไป e-Mail เราจะไปรออยู่ที่ e-Mail Server ขั้นตอนการ Recall ที่เราทำไปนั้นจะรีบไปหา e-Mail ที่เราส่งไปใน e-Mail Server ถ้าพบก็จะทำการ Recall ทันทีโดยที่ผู้รับยังไม่รู้ว่ามีการส่ง e-Mail มาให้
เมื่อผู้รับเปิด Outlook ตัว e-Mail จะค่อยๆไหลเข้าเครื่อง (ถ้าไม่ได้เซ็ตให้อยู่บน Server ตลอดอะนะ)
ซึ่งถ้าผู้รับเปิด Outlook อยู่ e-Mail จะไหลเข้ามาเมื่อเรา Recall มันจะส่ง message มาที่เครื่องผู้รับว่ามีการ Recall ถ้าผู้รับกด ระบบก็จะไปลบ e-Mail ที่อยู่ใน Outlook ให้อัตโนมัติ (e-Mail ไหลเข้ามาแล้ว)
แต่ถ้าผู้รับไปเปิด e-Mail ที่ส่งผิดก่อนจะ Recall ระบบก็จะแจ้ง Message ถึงผู้ส่งว่า Recall Failed
ดังนั้นทางที่ดีก่อนส่ง e-Mail ควรลองตรวจสอบให้ดีๆก่อนส่งนะครับ ถ้าเกิดเป็นข้อมูลสำคัญแล้วส่งไปผิดอาจมีผลกับหน้าที่การงานท่านได้นะ