PURCHASING PROCEDURE 9SUBJECT: Proc

PURCHASING PROCEDURE 9

SUBJECT: Processing Invoices for Payment

GENERAL: This procedure describes the process through which the individual documents verifying purchases and receipt of goods are brought together to assure valid payment. Appropriate files are also identified.

STEPS: HOME staff

1. Receive the purchase order copy from the purchasing depart¬ment. Check to see that dollar limitations for purchases have not been exceeded and that appropriate approvals are included. File by vendor in the open purchase order file.

2. Obtain the receiving report (packing slip, delivery ticket, or signed purchase order copy) and compare quantities received with quantities ordered in purchase order. Attach to purchase requisition and purchase order copy.

3. Receive the vendor's invoice; and check extensions, price and quantity against purchase order and receiving report. Then attach to purchase requisition, purchase order copy and related receiving report.

4. Check against the HOME budget to ensure that funds are still available.

5. Verify that the expenditure was received by the program monitor(s).

6. File the purchase order copy, purchase requisition, receiving report and invoice by due date in the unpaid invoice file.

7. After obtaining approvals, re-file the receiving report with the corresponding invoice and support in the unpaid invoice file.

8. Prepare checks indicating on the check stub the account number and description of purchase.

9. Forward checks to appropriate officials for signing

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ขั้นตอนการจัดซื้อ 9

เรื่อง: การประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

โดยทั่วไป: ขั้นตอนนี้จะอธิบายถึงกระบวนการที่แต่ละเอกสารการตรวจสอบการสั่งซื้อและรับสินค้าจะถูกนำมารวมกันเพื่อให้มั่นใจการชำระเงินที่ถูกต้อง . ไฟล์ที่เหมาะสมจะมีการระบุยัง

ขั้นตอนพนักงานบ้าน

1 ได้รับสำเนาคำสั่งซื้อสินค้าจากการจัดซื้อออกเดินทาง¬ mentตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อ จำกัด ในการซื้อเงินดอลลาร์ยังไม่ได้รับเกินและการอนุมัติที่เหมาะสมที่จะถูกรวม ยื่นโดยผู้ขายในไฟล์สั่งซื้อเปิด.

2 ได้รับรายงานที่ได้รับ (ใบบรรจุการจัดส่งตั๋วหรือสำเนาการสั่งซื้อลงนาม) และเปรียบเทียบปริมาณที่ได้รับปริมาณคำสั่งในการสั่งซื้อ แนบไปกับการซื้อและการเบิกสั่งซื้อสำเนา.

3ได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขายและตรวจสอบนามสกุลของราคาและปริมาณการสั่งซื้อและได้รับรายงาน แล้วแนบไปซื้อเบิก, สำเนาการสั่งซื้อและได้รับรายงานที่เกี่ยวข้อง.

4 ตรวจสอบกับงบประมาณที่บ้านเพื่อให้แน่ใจว่าเงินทุนที่ยังคงมีอยู่.

5 ตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายที่ได้รับจากการตรวจสอบโปรแกรม (s).

6 ยื่นสำเนาใบสั่งซื้อซื้อเบิกที่ได้รับรายงานและใบแจ้งหนี้ภายในวันที่กำหนดในใบแจ้งหนี้ไฟล์ค้างชำระ.

7 หลังจากได้รับการอนุมัติอีกครั้งแฟ้มรายงานที่ได้รับใบแจ้งหนี้ที่มีความสอดคล้องและการสนับสนุนในแฟ้มใบแจ้งหนี้ค้างชำระ.

8 เตรียมตรวจสอบการแสดงบนต้นขั้วเช็คเลขที่บัญชีและรายละเอียดของการซื้อ.

9 ส่งต่อการตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมสำหรับการลงนาม

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ซื้อตอน 9

เรื่อง: ประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

ทั่วไป: ขั้นตอนนี้อธิบายถึงกระบวนการที่นำเอกสารแต่ละตรวจสอบซื้อและรับสินค้าเข้าด้วยกันเพื่อให้มั่นใจว่าการชำระเงินที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังมีระบุแฟ้มที่เหมาะสม

ตอน: พนักงานบ้าน

1 ได้รับสำเนาใบสั่งซื้อจาก depart¬ment ซื้อ ตรวจดูว่า ไม่ได้เกินข้อจำกัดดอลลาร์สำหรับการซื้อ และอนุมัติที่เหมาะสมรวม โดยผู้ซื้อเปิดสั่งแฟ้มแฟ้ม

2 รับรายงานรับสินค้า (บันทึกการจัดส่ง จัดส่งบัตร สำเนาใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็น) และเปรียบเทียบปริมาณที่ได้รับกับปริมาณที่สั่งในใบสั่งซื้อ แนบกับใบขอซื้อ และสำเนาใบสั่งการซื้อ

3 ได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย และตรวจสอบนามสกุล ราคา และปริมาณกับซื้อใบสั่งและรับรายงาน แล้ว แนบกับใบขอซื้อ ซื้อสำเนาใบสั่งและที่เกี่ยวข้องรับรายงาน

4 ตรวจสอบกับงบประมาณของบ้านเพื่อให้แน่ใจว่า เงินมียัง

5 ตรวจสอบว่า รายจ่ายที่ได้รับ โดย monitor(s) โปรแกรม

6 แฟ้มสำเนาใบสั่งซื้อ ซื้อจัดหาวัตถุดิบ รับรายงานและใบแจ้งหนี้ โดยกำหนดวันที่ในใบแจ้งหนี้ยังแฟ้ม

7 หลังจากได้รับอนุมัติ ใหม่แฟ้มรายงานรับสินค้ากับใบแจ้งหนี้ที่สอดคล้องและสนับสนุนในใบแจ้งหนี้ยังแฟ้ม

8 เตรียมเช็คระบุขั้วตรวจสอบหมายเลขและคำอธิบายของซื้อ

9 ไปตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมรับรอง

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

การซื้อตามขั้นตอนเรื่อง 9

การประมวลผลใบกำกับสินค้าสำหรับการชำระ เงิน

ทั่วไปตามขั้นตอนนี้จะอธิบายถึงขั้นตอนที่เอกสารใดเอกสารหนึ่งที่ได้รับการตรวจสอบและการซื้อสินค้าจะนำมารวมกันเพื่อเป็นการให้ความมั่นใจการชำระเงินที่ถูกต้อง. แฟ้มที่เหมาะสมมีการระบุว่า.

ขั้นตอนนอกจากนั้นยังเป็นที่ตั้ง พนักงาน

1 . ได้รับสำเนาใบสั่งซื้อจากการซื้อออก เดินทาง ¬ การได้ตรวจสอบเพื่อดูว่ามีข้อจำกัดเงินดอลลาร์สรอ.สำหรับการสั่งซื้อไม่ได้เกินกว่าและว่าการอนุมัติที่เหมาะสมรวมถึง ไฟล์โดยผู้ขายในไฟล์การสั่งซื้อแบบเปิดโล่ง.

2 ขอรับรายงานได้รับ(ใบแสดงการบรรจุหีบห่อบัตรโดยสารหรือการจัดส่งสำเนาใบสั่งซื้อได้ลงนาม)และเปรียบเทียบปริมาณได้รับพร้อมด้วยปริมาณสั่งซื้อในใบสั่งซื้อ แนบไปซื้อเกณฑ์และซื้อคัดลอกการสั่งซื้อ.

3 .ได้รับใบกำกับสินค้าของผู้จำหน่ายและตรวจสอบการขยายปริมาณและราคาต่อใบสั่งซื้อและได้รับรายงาน จากนั้นให้ต่อการซื้อใบเบิกใบสั่งซื้อและคัดสำเนาที่เกี่ยวข้องได้รับรายงาน.

4 การตรวจสอบเปรียบเทียบกับงบประมาณหลักที่จะทำให้แน่ใจว่าเงินจะยังคงให้บริการ.

5 ตรวจสอบว่าการใช้จ่ายที่ได้รับโดยตรวจสอบติดตามโปรแกรม( S )

6 คัดลอกไฟล์ใบสั่งซื้อซื้อใบเบิกได้รับรายงานและใบแจ้งหนี้ ภายใน วันที่ครบกำหนดในไฟล์ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระ.

7 หลังจากได้รับการอนุมัติอีกครั้งได้รับไฟล์รายงานด้วยการสนับสนุนและออกใบกำกับสินค้าที่เกี่ยวข้องในไฟล์ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระ.

8 ตรวจสอบว่าการเตรียมความพร้อมในการตรวจสอบที่สตับและรายละเอียดหมายเลขบัญชีที่คุณทำการซื้อ.

9 เดินหน้าตรวจสอบต่อเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมสำหรับการลงทะเบียน
ตามมาตรฐาน