การบริหารการศึกษามีความสำคัญมากเพราะการศึกษาของเยาวชนหรือคนในประเทศจะดีหรือเลว จะทำให้คนในประเทศแข่งขันกับคนในประเทศอื่น ๆ ได้ดีหรือไม่ขึ้นอยู่กับการบริหารการศึกษา หรืออีกนัยหนึ่งก็คือขึ้นอยู่กับผู้บริหารการศึกษาของบ้านเมืองนั่นเอง หากประเทศใดได้นักบริหารการศึกษาที่มีความรู้ความสามารถอย่างแท้จริง มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล มีความเข้าใจงานด้านการศึกษา และผลกระทบของการศึกษาต่อความก้าวหน้าของประชาชนและประเทศชาติแล้ว ประเทศนั้นก็จะมีความรุ่งเรืองในทุกๆ ทาง ในทางตรงกันข้าม หากประเทศใดไม่มีนักบริหารการศึกษาที่เก่ง และ ทำงานโดยกำหนดเอาความก้าวหน้าและความรุ่งเรืองของประเทศชาติเป็นธงชัยแล้ว ก็ยากที่ประเทศนั้นจะรุ่งเรืองได้
การบริหารงานใดๆ ในยุคนี้จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม เครื่องมือที่รู้จักกันทั่วไปก็ได้แก่เครื่องมือที่ใช้ในสำนักงาน ซึ่งปัจจุบันนี้ก็ได้แก่ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบฐานข้อมูล ฯลฯ นอกจากนั้นยังมีเครื่องมือทางปัญญาอีกหลายอย่าง เช่นBalanced Score Card, เครื่องมือการวางแผน, เครื่องมือการติดตามงาน ฯลฯ เครื่องมือเหล่านี้ขอรวมเรียกว่าเป็นเทคโนโลยีสำหรับบริหารการศึกษา บทความนี้ต้องการนำเสนอความรู้เกี่ยวกับความหมายและความสำคัญของเทคโนโลยีเหล่านี้ว่ามีอะไรบ้าง โดยยังไม่ได้กล่าวถึงเทคโนโลยีแต่ละประเภท
ความหมายของการบริหารการศึกษา ปัจจุบันนี้เราต่างตระหนักดีว่าการศึกษามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความรุ่งเรืองของประเทศชาติ ยิ่งประเทศมีผู้ได้รับการศึกษาในระดับสูงโดยเฉพาะทางด้านที่เป็นที่ต้องการมากเท่าใด ประเทศก็จะมีศักยภาพในการพัฒนางานด้านต่าง ๆ ที่จำเป็นมากขึ้นเท่านั้น ผลงานต่าง ๆ ทั้งของภาครัฐและเอกชนก็จะมีคุณภาพมากขึ้น เพราะผู้ปฏิบัติมีความรู้และความสามารถเป็นอย่างดี เมื่อประชาชนมีความรู้มากขึ้น มีความเข้าใจในความถูกผิดชั่วดีมากขึ้น การกระทำผิดกฎหมายและจริยธรรมก็อาจจะลดลง และทำให้ประเทศมีความระดับความสามารถในการแข่งขันกับประเทศอื่นสูงขึ้นตามไปด้วย
การที่จะปรับปรุงการศึกษาให้ดีขึ้นกว่าที่เป็นอยู่ซึ่งเราเรียกว่าการปฏิรูปการศึกษานั้นจำเป็นจะต้องอาศัยการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย นับตั้งแต่รัฐบาล สภาผู้แทนราษฎร หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา ครูอาจารย์ ผู้ปกครอง และ นักเรียนนักศึกษา หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้เพิกเฉย หรือไม่ร่วมมือสนับสนุนเสียแล้ว การปฏิรูปการศึกษาก็จะไม่ประสบความสำเร็จตามที่ต้องการ ด้วยเหตุนี้เองผู้เกี่ยวข้องกับการดำเนินการปรับปรุงหรือปฏิรูปการศึกษาจึงจำเป็นจะต้องรู้วิธีการบริหารจัดการที่ดี
ระดับการจัดการศึกษาที่เล็กลงมาจากการปฏิรูปการศึกษา ก็คือการดูแลให้การศึกษาในสถาบันการศึกษาดำเนินไปอย่างราบรื่น การจัดการศึกษานั้นอาจจะพิจารณาได้เป็นสองแนวทาง แนวทางหนึ่งก็คือพิจารณาจากลักษณะงานของผู้บริหารการศึกษาเอง และอีกแนวทางหนึ่งก็คือพิจารณาจากเนื้องานที่เกี่ยวกับการศึกษา
การจัดการเมื่อพิจารณาจากลักษณะงานของผู้บริหารการศึกษาในสถาบันการศึกษาแล้วอาจแบ่งได้เป็นงานสำคัญๆ ดังต่อไปนี้
การวางแผนการศึกษา ได้แก่การวางแผนงานในทุก ๆ ด้านเพื่อให้การจัดการเรียนการสอนในสถาบันดำเนินไปอย่างราบรื่น อาทิ การวางแผนด้านหลักสูตร การวางแผนการสร้างอาคาร การวางแผนการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ฯลฯ
การจัดองค์กร ได้แก่การจัดรูปแบบการดำเนินงานภายในสถาบันการศึกษา รวมทั้งการจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อให้มารับตำแหน่งหน้าที่ตามที่กำหนดไว้ งานนี้ยังรวมไปถึงการพัฒนาและประเมินการทำงานของบุคลากรด้วย
การจัดงานและควบคุมให้การทำงานเป็นไปตามที่กำหนด ได้แก่การกำหนดเนื้องาน การมอบหมายงานให้บุคลากรรับไปดำเนินงาน การประสานงานบุคลากร และ การควบคุมให้บุคลากรเหล่านั้นดำเนินงานตามที่กำหนดอย่างครบถ้วนและได้ผลดี
การสั่งการและการแก้ไขปรับปรุงงาน ได้แก่การออกคำสั่ง การออกระเบียบวิธีปฏิบัติ การกำหนดนโยบาย เพื่อให้การดำเนินงานต่างๆ ของสถาบันเป็นไปอย่างราบรื่น และหากการดำเนินงานมีปัญหา ก็แก้ไขปรับปรุงระเบียบและวิธีการต่าง ๆ ให้ได้ผลดียิ่งขึ้น
การประเมินผลการปฏิบัติงานในด้านต่างๆ เป็นงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะผู้บริหารจำเป็นจะต้องทราบตลอดเวลาว่า งานบริหารการศึกษาที่กำลังดำเนินอยู่นั้นเป็นไปตามแผนงานหรือไม่ และสามารถให้ผลงานที่ตรงกับวัตถุประสงค์หรือไม่ ดังนั้นผู้บริหารจะต้องจัดให้มีระบบการประกันคุณภาพของการปฏิบัติงานและของผลงานด้วย
การจัดทำรายงาน ได้แก่ การจัดทำรายงานต่างๆ ตามระดับที่จำเป็นเพื่อนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือต่อผู้บริหารที่อยู่สูงขึ้นไปอีก โดยเฉพาะก็คือรายงานที่แสดงผลการประเมินการปฏิบัติงานที่กล่าวถึงไปแล้ว
การจัดทำงบประมาณ ได้แก่ การพิจารณาวางแผนด้านการใช้จ่ายของสถาบันล่วงหน้า นำเสนอแผนงบประมาณต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือต่อผู้บริหารเพื่อให้อนุมัติ จากนั้นก็ควบคุมดูแลการใช้จ่ายเงินให้เป็นไปตามแผนงบประมาณนั้น
หากพิจารณาหัวข้องานจัดการศึกษาโดยพิจารณาจากเนื้องานที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาเอง ก็อาจจะแบ่งเป็นงานต่าง ๆ ได้ดังต่อไปนี้
งานจัดการหลักสูตร ได้แก่การแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญเป็นกรรมการร่างหลักสูตรที่คาดว่าน่าจะเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการของประเทศ การพิจารณาอนุมัติหลักสูตร การจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามหลักสูตร
งานจัดการนักศึกษา ได้แก่การประชาสัมพันธ์ให้นักศึกษาสมัครเข้ามาศึกษาในสถาบัน การลงทะเบียนนักศึกษา การแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับนักศึกษา
งานจัดการเรียนการสอน ได้แก่การกำหนดตารางการเรียนการสอน การจัดอาจารย์และวิทยากรมาสอน การจัดทำสื่อการสอน การสอบ การให้คะแนน
งานบริหารบุคลากร ได้แก่ การจัดหาบุคลากรระดับต่างๆ มาปฏิบัติงานในสถาบัน การพัฒนาบุคลากร การประเมินผล
งานจัดการงบประมาณ ได้แก่การพิจารณากำหนดงานที่จะต้องดำเนินการ การทำคำของบประมาณ การควบคุมค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณ
งานจัดการทรัพยากรและอุปกรณ์การศึกษา ได้แก่การจัดหา ควบคุม และ การดูแลรักษาทรัพยากรและอุปกรณ์การ