Chargeback and disputed transaction

Chargeback and disputed transactions

1. A chargeback occurs when a customer disputes a charge that appears on their monthly credit card statement.
2. The merchant is notified typically through the mail via a chargeback notice from the credit card company. The notice provides the details of the transaction, a copy of the dispute description signed by the customer and instructions on how to proceed. The options include:
-Do nothing: if you agree with the dispute then nothing else is required. The credit card company will deduct the amount of the charge from the designated bank account.
-Justify the charge: The Credit Manager will need to write a letter to the credit card company explaining the situation and the reasons why the charge is valid and will need to provide documentation to support the charge (copy of credit card receipt, proof of guest stay, etc.).
3. The Credit Manager is responsible for justifying the charge and a credit card dispute file must be kept current.
Monthly credit card reconciliations

1. A thorough reconciliation of the credit card transactions is necessary to justify the monthly balance shown in the credit card accounts within the city ledger.

2. For each account, the credit card reconciliation is prepared on a daily basis by Accounts Receivables. It compares, day by day, the total credit card transactions processed by the hotel with the payments received from the credit card companies and the commissions charged.

3. On a monthly basis, the Financial Controller must carefully review and authorize all credit card reconciliations to ensure that:
- the nature and age of all pending items are clearly recognized
- the allocation of payments has been done correctly
- the commissions posted are accurate
- for any items over 30-days a detailed analysis is maintained, stating the credit card slip
number, guest folio reference and all actions taken in regard to recovery. In particular,
formal inquiry letter signed by the Credit Manager should be sent to the credit card company and/or the bank.

4. All credit card reconciliations once finalized, must be submitted to the General Manager for his verification and signature.
5. Example of credit card reconciliation (a different form must be used for each credit card accepted)

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การเรียกเก็บเงินและการทำธุรกรรมโต้แย้ง1 ปฏิเสธการชำระเงินเกิดขึ้นเมื่อมีข้อพิพาทค่าใช้จ่ายของลูกค้าที่ปรากฏในใบแจ้งยอดบัตรเครดิตรายเดือนของพวกเขา. 2 ร้านค้าจะได้รับแจ้งผ่านทางอีเมลมักจะผ่านการเรียกเก็บเงินจากการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า บริษัท บัตรเครดิต แจ้งให้ทราบล่วงหน้าให้รายละเอียดของการทำธุรกรรมสำเนาของคำอธิบายข้อพิพาทดังกล่าวลงนามโดยลูกค้าและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการ ตัวเลือกรวมถึง: ไม่มีอะไรต้องทำถ้าคุณเห็นด้วยกับข้อพิพาทแล้วไม่มีอะไรที่จะต้อง บริษัท บัตรเครดิตจะหักจำนวนเงินค่าใช้จ่ายจากบัญชีธนาคารที่กำหนดได้. -Justify ค่าใช้จ่าย: ผู้จัดการเครดิตจะต้องเขียนจดหมายไปยัง บริษัท บัตรเครดิตอธิบายสถานการณ์และเหตุผลที่ว่าทำไมค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องและจะต้อง จัดเตรียมเอกสารที่จะสนับสนุนค่าใช้จ่าย (สำเนาใบเสร็จรับเงินบัตรเครดิตหลักฐานการเข้าพักของผู้เข้าพักและอื่น ๆ ). 3 ผู้จัดการเครดิตเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่สมควรและบัตรเครดิตไฟล์ข้อพิพาทจะต้องเก็บไว้ในปัจจุบัน. กระทบบัตรเครดิตรายเดือน1 การกระทบยอดอย่างละเอียดของการทำธุรกรรมบัตรเครดิตเป็นสิ่งที่จำเป็นที่จะปรับยอดรายเดือนที่แสดงในบัญชีบัตรเครดิตภายในบัญชีแยกประเภทเมือง. 2 สำหรับแต่ละบัญชีการตรวจสอบบัตรเครดิตที่จัดทำขึ้นในชีวิตประจำวันโดยบัญชีลูกหนี้ มันเปรียบเทียบในแต่ละวัน, การทำธุรกรรมบัตรเครดิตรวมการประมวลผลโดยโรงแรมที่มีการชำระเงินที่ได้รับจาก บริษัท บัตรเครดิตและค่าคอมมิชชั่นค่าใช้จ่าย. 3 เป็นประจำทุกเดือนที่ควบคุมทางการเงินอย่างระมัดระวังจะต้องทบทวนและอนุมัติการกระทบยอดบัตรเครดิตทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่า: - ธรรมชาติและอายุของรายการที่ค้างอยู่ทั้งหมดได้รับการยอมรับอย่างชัดเจน- การจัดสรรของการชำระเงินที่ได้รับการทำอย่างถูกต้อง- ค่าคอมมิชชั่นที่โพสต์มีความถูกต้อง- สำหรับ รายการใด ๆ มานานกว่า 30 วันการวิเคราะห์รายละเอียดจะยังคงระบุสลิปบัตรเครดิตหมายเลขอ้างอิงยกผู้เข้าพักและการดำเนินการทั้งหมดดำเนินการในเรื่องที่เกี่ยวกับการกู้คืน โดยเฉพาะอย่างยิ่งจดหมายสอบถามรายละเอียดอย่างเป็นทางการลงนามโดยผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อควรจะส่งไปยัง บริษัท บัตรเครดิตและ / หรือธนาคาร. 4 ทุกกระทบบัตรเครดิตสรุปครั้งเดียวจะต้องถูกส่งไปยังผู้จัดการทั่วไปสำหรับการตรวจสอบและลายเซ็นของเขา. 5 ตัวอย่างของการประนีประนอมบัตรเครดิต (ที่แตกต่างกันรูปแบบที่จะต้องใช้บัตรเครดิตได้รับการยอมรับในแต่ละ)

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เรียกเก็บเงินและข้อพิพาทรายการ

1 ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อลูกค้าข้อพิพาทค่าใช้จ่ายที่ปรากฏในงบบัตรเครดิตของตนรายเดือน .
2 พ่อค้ามีแจ้งผ่านเมล์โดยผ่านการแจ้งเรียกเก็บเงินจาก บริษัท บัตรเครดิต ประกาศที่แสดงรายละเอียดของธุรกรรมสำเนาของข้อพิพาทรายละเอียดลงนามโดยคำแนะนำของลูกค้าและวิธีการดำเนินการ ตัวเลือกรวมถึง :
- สิ่งใดถ้าคุณเห็นด้วยกับข้อพิพาทแล้วไม่มีอะไรต้อง บริษัทบัตรเครดิตจะหักยอดเงินของค่าธรรมเนียมจากเขตธนาคาร .
- ปรับค่า :ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อจะต้องเขียนจดหมายไปยัง บริษัท บัตรเครดิตที่อธิบายสถานการณ์และเหตุผลที่เรียกใช้ได้ และจะต้องจัดเตรียมเอกสารเพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่าย ( สำเนาบัตรเครดิต ใบเสร็จ หลักฐานการเข้าพัก ฯลฯ )
3 ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อรับผิดชอบอธิบายค่าใช้จ่ายและไฟล์การระงับข้อพิพาทบัตรเครดิตต้องเก็บในปัจจุบัน .
เดือนบัตรเครดิตกระทบยอด

1 ปรองดองกันอย่างละเอียดของการรูดบัตรเครดิตเป็นสิ่งจำเป็นที่จะปรับดุลรายเดือนแสดงในบัญชีบัตรเครดิตภายในเมืองแยกประเภท

2 แต่ละบัญชีกระทบยอดบัตรเครดิตที่เตรียมไว้ในแต่ละวัน โดยบัญชีลูกหนี้ มันเปรียบเทียบ วันต่อวันบัตรเครดิตรวมธุรกรรมการประมวลผลโดยโรงแรมที่มีการชำระเงินที่ได้รับจากบริษัทบัตรเครดิตและค่าคอมมิชชั่นค่า

3 ในแต่ละเดือน , ควบคุม การเงินต้องรอบคอบ ตรวจสอบและกระทบยอดอนุมัติบัตรเครดิตทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่า :
- ลักษณะและอายุของสินค้าทั้งหมดที่ค้างอยู่ ยังรู้จัก
- การจัดสรรเงินที่ได้รับการทำอย่างถูกต้อง
- คณะกรรมการโพสต์ถูกต้อง
- รายการกว่า 30 วันการวิเคราะห์รายละเอียดจะยังคงระบุสลิปบัตรเครดิต
จำนวนแขกยกการอ้างอิงและการกระทำในเรื่องของการกู้คืน โดย
สอบถามจดหมายอย่างเป็นทางการลงนามโดยผู้จัดการสินเชื่อควรจะส่งไปยัง บริษัท บัตรเครดิตและ / หรือธนาคาร

4 . ทั้งหมดบัตรเครดิตกระทบยอดเมื่อเขียนต้องถูกส่งไปยังผู้จัดการของเขาและการตรวจสอบลายเซ็น .
5 ตัวอย่างของบัตรเครดิตการประนีประนอม ( แบบฟอร์มที่แตกต่างกันต้องใช้สำหรับแต่ละบัตรเครดิต )