Answer a Business PhoneWhen a call

Answer a Business Phone

When a call comes in to a main line of a company, you should answer the phone by saying, "Good morning, this is ABC Web Design, how may I direct your call." At which point you’ll direct the caller to the extension or department that they’ve asked for. However, when a phone call comes in directly to your line, you can be more personal and say, "Good morning, this is Liz. How may I help you?" This lets the caller know that they’ve reached the person they wish to speak to.

Taking a Message

Sometimes a caller will call at a time when the person they are trying to reach just isn’t available. You can tell them, "Sorry, Vanessa isn’t available at the moment. Would you like to leave a message?" Or, you can say, "Vanessa isn’t at her desk right now, would you like to leave a message on her voicemail?" At which point you would put the caller through to her voicemail.

Best Practices for Business Phone Conversations

If the caller chooses to leave a message with you, it’s really important that you get their contact information down correctly. You might want to ask them, "How do you spell your name, please?" Or, "How do you spell that address?" After they’ve left their message with you, you’ll want to repeat it back to them, by saying "Let me repeat that information back to you, just to make sure I’ve got it right." And then after you’ve repeated the message back, they’ll let you know if there’s anything you need to correct or if it’s just right.

Sometimes, you’ll need to spell out words over the phone. It would help both you and the caller if you would use words that represent each letter of the alphabet. For example, you could say "My last name is Powers – that’s P as in Paul, O as in Olive, W as in Water, E as in Egg, R as in Robert and S as in Sam." This way, both caller and receiver get it right.

If the caller has nothing more to add, you can just finish the call by saying, "Thank you for calling ABC Web Design. Have a great day."

I hope these tips help you to improve your business phone conversation skills. For more information on business phone conversation skills, please visit About.com

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ตอบโทรศัพท์ธุรกิจเมื่อเรียกมาในบรรทัดหลักของบริษัท คุณควรรับโทรศัพท์ โดยบอกว่า "สวัสดี ตอนเช้า นี้ ABC ออกแบบเว็บ วิธีอาจผมตรงของคุณโทร" จุดที่คุณจะโดยตรงผู้เรียกส่วนขยายหรือแผนกที่พวกเขาได้ขอ อย่างไรก็ตาม เมื่อโทรศัพท์โดยตรงกับสายของคุณ คุณสามารถส่วนบุคคลมากขึ้น และพูด ว่า "สวัสดี ตอนเช้า อยู่ลิซ ฉันอาจช่วยคุณได้อย่างไร" นี้อนุญาตให้ผู้เรียกทราบว่า พวกเขาได้ถึงบุคคลที่พวกเขาต้องการพูด มีข้อความบางครั้งการโทรจะโทรครั้งเมื่อบุคคลที่พวกเขาพยายามเข้าถึงห้องไม่ว่าง คุณสามารถบอกพวกเขา "ขออภัย วาเนสซ่าไม่ว่างในขณะนี้ คุณต้องการฝากข้อความไว้หรือไม่" หรือ คุณสามารถพูด, "วาเนสซ่าไม่ที่โต๊ะของเธอตอนนี้ คุณต้องการทิ้งข้อความฝากข้อความของเธอ? " จุดที่คุณจะใส่โทรผ่านการฝากข้อความของเธอแนวทางปฏิบัติสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ธุรกิจถ้าผู้เรียกเลือกที่จะฝากข้อความไว้กับคุณ เป็นสำคัญจริง ๆ ที่คุณได้รับข้อมูลการติดต่อลงอย่างถูกต้อง คุณอาจต้องขอให้พวกเขา "วิธีทำคุณสะกดชื่อของคุณ โปรด" หรือ "วิธีทำคุณ สะกดที่อยู่" หลังจากที่พวกเขาได้ทิ้งข้อความของพวกเขากับคุณ คุณจะต้องทำซ้ำกลับไป โดยบอกว่า "ผมทำซ้ำข้อมูลกลับไปยังคุณ เพื่อให้แน่ใจว่า ได้มีการถูกต้อง" แล้ว หลังจากที่คุณได้ทำซ้ำข้อความกลับมา พวกเขาจะให้คุณทราบ ถ้ามีอะไรต้องแก้ไข หรือ ถ้าเหมาะสม บางครั้ง คุณจะต้องสะกดคำผ่านทางโทรศัพท์ มันจะช่วยให้คุณและโทรถ้าคุณจะใช้คำที่แสดงถึงแต่ละตัวอักษรของตัวอักษร ตัวอย่าง คุณสามารถพูดว่า "ฉันชื่อสุดท้ายคือ อำนาจ – ที่ P ใน Paul, O ในมะกอก W ในน้ำ E ในไข่ R ในโรเบิร์ตและ S ในสาม" ด้วยวิธีนี้ ทั้งผู้เรียกและผู้รับได้มันขวา ถ้าผู้เรียกมีอะไรเพิ่มเติมจะเพิ่ม คุณสามารถสิ้นสุดการโทร ด้วยการพูดว่า "ขอบคุณสำหรับการโทรออกแบบเว็บ ABC มีวันดี" หวังว่า เคล็ดลับเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงทักษะการสนทนาโทรศัพท์ธุรกิจ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะการสนทนาโทรศัพท์ธุรกิจ กรุณาเยี่ยมชม About.com

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

รับโทรศัพท์ธุรกิจเมื่อมีสายเข้ามากับสายหลักของ บริษัท คุณควรรับโทรศัพท์โดยพูดว่า "สวัสดีตอนเช้านี้เป็น ABC Web Design, วิธีการที่ฉันอาจโดยตรงโทรของคุณ." ที่จุดที่คุณจะโทรโดยตรงที่จะขยายหรือหน่วยงานที่พวกเขาได้ขอให้ แต่เมื่อมีสายโทรศัพท์มาในโดยตรงกับสายของคุณคุณสามารถเป็นส่วนบุคคลมากขึ้นและพูดว่า "สวัสดีตอนเช้านี้เป็นลิซ. ฉันอาจช่วยให้คุณได้อย่างไร?" นี้จะช่วยให้ผู้ที่โทรมารู้ว่าพวกเขาได้มาถึงคนที่พวกเขาต้องการที่จะพูดคุยกับ. การข้อความบางครั้งโทรจะโทรในช่วงเวลาที่คนที่พวกเขากำลังพยายามที่จะไปถึงก็ไม่สามารถใช้ได้ คุณสามารถบอกพวกเขาว่า "ขออภัยวาเนสซ่าจะไม่สามารถใช้ได้ในขณะนี้. คุณต้องการที่จะออกจากข้อความ?" หรือคุณสามารถพูดว่า "วาเนสซ่าไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงานของเธอตอนนี้คุณอยากจะฝากข้อความในระบบฝากข้อความเสียงของเธอ?" ที่จุดที่คุณจะใส่โทรผ่านระบบฝากข้อความเสียงของเธอ. วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสนทนาธุรกิจโทรศัพท์ถ้าโทรเลือกที่จะฝากข้อความกับคุณมันเป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะได้รับข้อมูลที่ติดต่อของพวกเขาลงได้อย่างถูกต้อง คุณอาจต้องการที่จะถามพวกเขาว่า "คุณจะสะกดชื่อของคุณหน่อยได้ไหม?" หรือ "คุณจะสะกดอยู่ที่?" หลังจากที่พวกเขาได้ทิ้งข้อความของพวกเขากับคุณคุณจะต้องการที่จะทำซ้ำกลับไปยังพวกเขาโดยกล่าวว่า "ผมขอย้ำว่าข้อมูลกลับมาให้คุณเพียงเพื่อให้แน่ใจว่าฉันได้มันขวา." และแล้วหลังจากที่คุณได้ทำซ้ำข้อความกลับมาพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบว่ามีสิ่งที่คุณต้องการที่จะแก้ไขหรือถ้ามันเป็นเพียงขวา. บางครั้งคุณจะต้องสะกดออกคำผ่านทางโทรศัพท์ มันจะช่วยให้ทั้งคุณและโทรถ้าคุณจะใช้คำพูดที่เป็นตัวแทนของแต่ละตัวอักษรของตัวอักษร ตัวอย่างเช่นคุณอาจจะบอกว่า "นามสกุลของฉันคือพลัง - ที่ P ในขณะที่พอลโอในขณะที่โอลีฟ, W ในขณะที่น้ำ E ในขณะที่ไข่วิจัยในขณะที่โรเบิร์ตเอสในขณะที่แซม". วิธีนี้ทั้งโทรและรับสัญญาณได้รับมันขวา. ถ้าโทรมีอะไรมากขึ้นเพื่อเพิ่มคุณก็สามารถเสร็จสิ้นการโทรโดยพูดว่า "ขอบคุณที่โทร ABC ออกแบบเว็บ. มีวันที่ดี." ฉันหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้ช่วยให้คุณ เพื่อพัฒนาทักษะการสนทนาทางโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะการสนทนาทางโทรศัพท์ธุรกิจกรุณาเยี่ยมชม About.com

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ตอบทางโทรศัพท์

เมื่อมีการโทรเข้ามาเป็นสายหลักของ บริษัท ที่คุณควรรับสาย โดยกล่าวว่า " สวัสดีค่ะ นี่คือ ABC การออกแบบเว็บ , ฉันจะโทรหานาย " ที่จุดที่คุณจะได้โดยตรงโทรไปขยาย หรือฝ่ายที่เคยขอไว้ อย่างไรก็ตาม เมื่อโทรเข้ามาโดยตรง กับสายของคุณ คุณสามารถเพิ่มเติมส่วนบุคคลและพูดว่า " อรุณสวัสดิ์ นี่ลิซมีอะไรให้ฉันช่วยมั้ย ? นี้จะช่วยให้ผู้โทรรู้ว่าพวกเขามาถึงคนที่พวกเขาต้องการพูดด้วย

เอาข้อความ

บางครั้งผู้โทรจะโทรหาในเวลาเมื่อคนที่พวกเขากำลังพยายามที่จะเข้าถึง ก็ไม่สามารถใช้ได้ คุณสามารถบอกพวกเขาว่า " ขอโทษค่ะ วาเนสซ่าจะไม่สามารถใช้ได้ในขณะนี้ คุณต้องการฝากข้อความไว้ไหม ? " หรือ คุณสามารถพูดว่า " วาเนสซ่าไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงานของเธอในตอนนี้คุณต้องการฝากข้อความไว้ในเสียงของเธอ ? ที่จุดที่คุณจะวางโทรผ่านเสียงของเธอ . . . . .

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสนทนาโทรศัพท์ธุรกิจ

ถ้าโทรเลือกที่จะฝากข้อความไว้กับคุณ มันสำคัญมากที่คุณจะได้รับข้อมูลที่ติดต่อของพวกเขาลงได้อย่างถูกต้อง คุณอาจต้องการที่จะถามพวกเขาว่า " คุณสะกดชื่อของคุณหน่อยได้มั้ย ? " หรือ" สะกดยังไงนะที่อยู่ ? " หลังจากที่พวกเขาได้ทิ้งข้อความของพวกเขากับคุณ คุณจะต้องการที่จะทำซ้ำมันกลับไปกับพวกเขา โดยกล่าวว่า " ผมขอย้ำว่าข้อมูลกลับมาให้คุณ เพียงให้แน่ใจว่าฉันได้มันขวา . " และจากนั้นหลังจากที่คุณได้ทำซ้ำข้อความกลับไป พวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบหากมีสิ่งใดที่คุณต้องการ ถูกต้องหรือถ้ามันเป็นเพียงขวา

บางครั้งคุณจะต้องสะกดคำ ผ่านทางโทรศัพท์ จะช่วยให้ทั้งคุณและโทรถ้าคุณจะใช้คำที่แทนตัวอักษรของตัวอักษรแต่ละ ตัวอย่างเช่นคุณอาจจะพูดว่า " นามสกุลของฉันคือพลัง–ที่ P เป็นพอล โอ ใน โอลีฟ , W ในน้ำ อี ในไข่ , R เป็นโรเบิร์ต และ S เป็นแซม " ด้วยวิธีนี้ ทั้งผู้โทรและผู้รับได้รับมันขวา

ถ้าโทรมีอะไรเพิ่มเติม จะเพิ่มคุณสามารถจัดการโทรศัพท์ โดยกล่าวว่า " ขอบคุณสำหรับการโทรออกแบบเว็บ ABC มีวันที่ดี "

ฉันหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงธุรกิจของคุณ การสนทนาทางโทรศัพท์ทักษะ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะทางธุรกิจ การสนทนาทางโทรศัพท์ โปรดเยี่ยมชมมาเก๊า•ฮ่องกง