PM_01: Credit Control
Information for Participants Playing the Role of Erik Beljon, Credit Manager
Note:
The objective of the exercise is to practice interviewing the client. Your role is to provide your partner with a realistic client experience to practice their client interviewing skills. Therefore, only provide information to the participant playing the role of the Audit Assistant when they ask appropriate questions, rather than just providing them with all the information you have.
Background Information - How The Control Is Performed:
The aged accounts receivable report is system generated monthly.
Erik Beljon, Credit Manager (YOU), is responsible for following up customers with overdue accounts based on the aged accounts receivable report, and a file is maintained of all of the associated communications with each customer. Erik (YOU) will usually start follow up procedures when outstanding balances have exceeded 30 days beyond their credit terms, to give customers a grace period in which to pay their overdue invoice. He continues to follow up on a monthly basis if payment has not been received, until such a point as it is determined that the customer is not likely to pay the outstanding balance. At that point, the receivable is written off as uncollectible. Domestic and international receivables have agreed credit terms of 30 days for retailers and 60 days for distributors.
Communication occurs via telephone, e-mail or fax.
How The Nature And Size Of Potential Material Misstatements Are Addressed:
The nature of misstatements addressed by this control are: sales are recorded but not delivered, the invoice amount does not agree to the items delivered to the customer, payments are received but not recorded against the appropriate receivable, payments are received but recorded at the wrong amount. Erik (YOU) follows up with all customers with overdue balances, whether they are CU1 or CU50,000 to address these potential misstatements.
Knowledge, Experience and Skills of the Individual Performing the Control:
Erik Beljon, Credit Manager, has been with United Carbonations for two years, and worked in a similar role in his previous job, where he worked for three years.
Questions You May be Asked:
Note:
The following notes are written from Erik’s perspective – so when you read ‘I’ it is referring to ‘you in the role of Erik’.
If your partner does not ask the questions with a *, please make sure to give them the answer and the supporting documents for these items anyway.
If your partner asks questions related to any other customer balances not identified in this handout, let the participant know that those customers have been making payments in line with their expected payment terms. In addition, there are no known issues with those customers from the follow up that Erik (you) have carried out.
Do You Ever Find Any Errors In The Sales Information?
I have found some errors in the sales information. Typically, those errors relate to when we have recorded a sale, but the customer never received the delivery. When I follow up with the customer regarding the overdue invoice, they have told me that since they never received the goods, they were not going to pay the invoice. However, this type of error has not occurred at UC this year.
What Sort Of Errors In The Receivable Information Do You Find?
Typical errors I find in receivables include instances where payment has been received but recorded at either the wrong amount or against the wrong customer account. I have also experienced situations where the invoice amount sent to the customer did not agree with the goods that were delivered to the customer.
What Do You Do If You Find A Sale Recorded That Was Not Delivered?
It doesn’t happen often, but if it ever comes to my attention that a sale has been recorded but the goods have not been delivered, I first follow up with our warehouse staff to see if the goods were picked and shipped. If we have a signed bill of lading, indicating shipment, I will then contact the shipper to identify the circumstances of the shipment and why it was not delivered to the customer.
If the customer truly has not received the shipment and it was either UC’s error or the shipper’s error, I will contact the customer to ask them how they prefer to proceed. They may request that the product be re-delivered or may request to cancel the order. If the order is cancelled, I prepare a manual journal entry to reverse the sale and issue a credit note.
What Do You Do If A Customer Confirms That A Check Has Been Cashed But Payment Has Not Been Reflected In Their Account?
When payment is applied against a customer account, the invoice number is included in the journal reference. As a result, when a customer confirms that a check has been cashed but payment has not been reflected in their account, I search SAP for the invoice reference to determine to which customer account the payment has been applied. I then prepare a manual journal entry to correct the error and apply the payment to the correct customer account.
Do You Ever Issue Credit Notes?
We do issue credit notes. Typically we don’t issue many credit notes during a year, but the reasons for credit notes include: instances where we have invoiced for more products than was delivered to the customer or where product was damaged upon shipment and the customer prefers a credit note rather than replacement product.
Have You Followed Up With the Overdue Balance from Kate’s Deli In The Amount Of CU53,289? *
Yes, I have followed up with Kate, the owner. I spoke to Kate, who indicated the check had actually been cashed and provided me with a copy of the check as evidence that it had been written. The check was received and deposited by United Carbonations with the December 10, 20X3 batch of deposits.
The payment had been incorrectly applied to The Friendly Stranger’s account, which is the reason for the credit balance for The Friendly Stranger at 31/12/X3.
Note: Kate’s Deli is a retail customer and therefore has credit terms of 30 days.
For a copy of the check and the correcting journal entry which was made subsequent to year end, refer to PM_03_DeliCheck.
Why Is There A Credit For Honeybee Pub In The Amount Of CU19,284?
That credit is actually an error as the credit was to have been applied to Exact Drug Mart’s outstanding balance for INV37374. I can provide you with the journal entry that was made subsequent to year end to correct this error. Refer to PM_07_Honeybee JE for the journal entry and the email correspondence between myself and Exact’s General Manager, Jason, demonstrating the credit was to have been applied against INV37374.
Note: Honeybee Pub is a retail customer and therefore has credit terms of 30 days.
Have You Followed Up With The Overdue Balance From Feathers Bar & Grill In The Amount Of CU32,259? *
Yes, this customer has had an outstanding balance for a while. We received notice that they have filed for bankruptcy earlier this year. For evidence supporting Feathers Bar and Grill bankruptcy, refer to PM_05_Bankruptcy, which is the Notice of Bankruptcy letter we received from Martinez & Associates LLP, the trustee for the bankruptcy proceedings. The receivable is a valid receivable until we are notified otherwise by their trustee.
Note: Feathers Bar & Grill is a retail customer and therefore has credit terms of 30 days.
Have You Followed Up With The Overdue Balances From Martino General And Minor Distributors Inc. In The Amounts of CU5,534 and CU11,684, Respectively?*
Yes, please see my voicemail correspondence log at PM_04_VMLog for evidence of my follow up with Martino General. For the email correspondence between United Carbonations and Minor Distributors regarding the payment dispute for the broken bottles, refer to PM_06_Re PO174684.
Note: Martino General is a retail customer while Minor Distributors Inc. is a distributor, therefore their credit terms are 30 days and 60 days, respectively.
I Noticed That There Appears To Be A Trend Whereby The Aging Of The Outstanding Receivables Has Been Increasing Over Time. What Is The Reason For This?
Due to UC’s expansion into the international market, the increase in the volume of sales this year has resulted in a backlog of follow up communication with our clients. We’ve been behind for the last few months, but due to the demanding nature of the year end closure process, it has taken us some time to catch up. We are satisfied that our receivables are collectible based on the procedures we have performed to date.
How Do You Ensure Appropriate Segregation Of Duties?
What do you mean by that? (Wait for your partner to explain what they mean by segregation of duties as this is a term you, as the Credit Manager, may not be familiar with.)
Oh I see. I am the person to follow up with customers with overdue balances on a monthly basis. I then provide an update on my actions to Charlotte who incorporates the results into her monthly At-Risk Customers analysis. Josh reviews and approves the analysis. As the three of us perform different functions, we have ensured appropriate segregation of duties.
PM_01: ควบคุมสินเชื่อข้อมูลสำหรับคนที่เล่นบทบาทของ Erik Beljon ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อหมายเหตุ: วัตถุประสงค์ของการออกกำลังกายเป็นการฝึกสัมภาษณ์ข้อมูลส่วนตัวลูกค้า บทบาทของคุณคือเพื่อ ให้คู่กับประสบการณ์จริงลูกค้าจะปฏิบัติการไคลเอ็นต์ของพวกเขาทักษะการสัมภาษณ์ข้อมูลส่วนตัว ดังนั้น เท่านั้นให้ข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมเล่นบทบาทของผู้ช่วยตรวจสอบเมื่อพวกเขาถามคำถามที่เหมาะสม ไม่ ใช่เพียงแค่ให้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณมีพื้นหลังข้อมูล - วิธีดำเนินการตัวควบคุม:อายุบัญชีลูกหนี้รายงานเป็นระบบสร้างรายเดือน Erik Beljon สินเชื่อผู้จัดการ (คุณ), รับผิดชอบต่อลูกค้าด้วยบัญชีที่พ้นกำหนดตามรายงานอายุบัญชีลูกหนี้ และไฟล์ไว้ทั้งหมดของการสื่อสารที่เชื่อมโยงกับลูกค้าแต่ละราย Erik (คุณ) จะมักจะเริ่มต้นติดตามขั้นตอนเมื่อมียอดค้างชำระเกิน 30 วันนอกเหนือจากสินเชื่อของเงื่อนไข ให้ลูกค้าระยะเวลาผ่อนผันการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด เขายังคงติดตามเป็นรายเดือนหากไม่ได้รับการชำระเงิน จนถึงจุดดังกล่าว ตามที่กำหนดไว้ว่า ไม่น่าจะจ่ายเงินลูกค้า ณ ลูกหนี้ที่เขียนปิดที่ไม่สามารถเรียกเก็บ ภายในประเทศ และต่างประเทศลูกหนี้ได้ตกลงเงื่อนไขเครดิตสำหรับร้านค้าปลีก 30 วันและ 60 วันสำหรับผู้จัดจำหน่ายเกิดการสื่อสารทางโทรศัพท์ อีเมล์ หรือโทรสารวิธีธรรมชาติและขนาดของ Misstatements เป็นวัสดุมีอยู่:มีลักษณะของการควบคุมนี้ misstatements: บันทึก แต่ไม่ส่งขาย ยอดเงินใบแจ้งหนี้ไม่ยอมรับสินค้าที่จัดส่งให้ลูกค้า ชำระเงินเป็นได้รับ แต่ไม่บันทึกกับลูกหนี้ที่เหมาะสม ได้รับชำระเงิน แต่บันทึกยอดเงินไม่ถูกต้อง Erik (คุณ) นี้ลูกค้า มียอดค้างชำระ ว่าจะ CU1 หรือ CU50, 000 misstatements เหล่านี้อาจเกิดขึ้นความรู้ ประสบการณ์ และทักษะของแต่ละบุคคลดำเนินการควบคุม:Erik Beljon ผู้จัดการฝ่ายสินเชื่อ มี Carbonations สหรับปีที่สอง และทำงานในบทบาทคล้ายกันในงานของเขาก่อนหน้านี้ ที่เขาทำงานสามปี คุณอาจถามคำถาม:หมายเหตุ: หมายเหตุต่อไปนี้จะเขียนจากมุมมองของ Erik – ดังนั้นเมื่อคุณอ่าน 'ฉัน' จะถูกอ้างถึง 'คุณในบทบาทของ Erik'ถ้าคู่ของคุณถามคำถามกับการ *, โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้คำตอบ และการสนับสนุนเอกสารสำหรับสินค้าเหล่านี้ต่อไปถ้าคู่ของคุณถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับใด ๆ อื่น ๆ ดุลลูกค้าไม่ได้ระบุไว้ในคู่มือนี้ ให้เรียนรู้ว่า ลูกค้าเหล่านั้นได้รับการชำระเงินตามเงื่อนไขการชำระเงินที่คาดไว้ของพวกเขา นอกจากนี้ มีไม่มีปัญหากับลูกค้าจากการติดตามที่ Erik (คุณ) ได้ดำเนินการคุณเคยพบข้อผิดพลาดในข้อมูลการขาย ได้พบข้อผิดพลาดในข้อมูลการขาย โดยปกติ ข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับ เมื่อเรามีบันทึกการขาย ลูกค้าไม่เคยได้รับการจัดส่ง เมื่อผมติดตามกับลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด พวกเขาบอกว่า เนื่องจากพวกเขาไม่ได้รับสินค้า ไม่ไปชำระใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ชนิดของข้อผิดพลาดนี้ไม่เกิดที่ UC ปีนี้คุณพบการจัดเรียงแบบใดข้อผิดพลาดในข้อมูลลูกหนี้ข้อผิดพลาดทั่วไปที่พบในลูกหนี้รวมถึงกรณีที่ชำระเงินแล้วรับ แต่บันทึกจำนวนไม่ถูกต้อง หรือ กับลูกค้าไม่ถูกต้อง แล้วยังมีประสบการณ์สถานการณ์ที่ยอดใบแจ้งหนี้ที่ส่งให้กับลูกค้าได้ไม่ตรงกับสินค้าที่ถูกส่งไปยังลูกค้าคุณทำอะไรถ้าคุณพบการขายบันทึกที่ถูกจัดส่งหรือไม่ มันไม่เกิดขึ้นบ่อย แต่ถ้าเคยมาความสนใจของฉันที่มีการบันทึกการขาย แต่ไม่มีการจัดส่งสินค้า ฉันก่อนตาม ด้วยพนักงานคลังสินค้าให้ดูถ้ามีเบิก และจัดส่งสินค้า ถ้าเราได้ลงนามตรา จัดแสดง ผมก็จะติดต่อผู้จัดส่งสินค้าเพื่อระบุสถานการณ์ของการจัดส่งและทำไมมันถูกไม่ส่งให้กับลูกค้าIf the customer truly has not received the shipment and it was either UC’s error or the shipper’s error, I will contact the customer to ask them how they prefer to proceed. They may request that the product be re-delivered or may request to cancel the order. If the order is cancelled, I prepare a manual journal entry to reverse the sale and issue a credit note.What Do You Do If A Customer Confirms That A Check Has Been Cashed But Payment Has Not Been Reflected In Their Account? When payment is applied against a customer account, the invoice number is included in the journal reference. As a result, when a customer confirms that a check has been cashed but payment has not been reflected in their account, I search SAP for the invoice reference to determine to which customer account the payment has been applied. I then prepare a manual journal entry to correct the error and apply the payment to the correct customer account.Do You Ever Issue Credit Notes?We do issue credit notes. Typically we don’t issue many credit notes during a year, but the reasons for credit notes include: instances where we have invoiced for more products than was delivered to the customer or where product was damaged upon shipment and the customer prefers a credit note rather than replacement product.Have You Followed Up With the Overdue Balance from Kate’s Deli In The Amount Of CU53,289? *Yes, I have followed up with Kate, the owner. I spoke to Kate, who indicated the check had actually been cashed and provided me with a copy of the check as evidence that it had been written. The check was received and deposited by United Carbonations with the December 10, 20X3 batch of deposits. The payment had been incorrectly applied to The Friendly Stranger’s account, which is the reason for the credit balance for The Friendly Stranger at 31/12/X3. Note: Kate’s Deli is a retail customer and therefore has credit terms of 30 days.For a copy of the check and the correcting journal entry which was made subsequent to year end, refer to PM_03_DeliCheck.Why Is There A Credit For Honeybee Pub In The Amount Of CU19,284?That credit is actually an error as the credit was to have been applied to Exact Drug Mart’s outstanding balance for INV37374. I can provide you with the journal entry that was made subsequent to year end to correct this error. Refer to PM_07_Honeybee JE for the journal entry and the email correspondence between myself and Exact’s General Manager, Jason, demonstrating the credit was to have been applied against INV37374.Note: Honeybee Pub is a retail customer and therefore has credit terms of 30 days.Have You Followed Up With The Overdue Balance From Feathers Bar & Grill In The Amount Of CU32,259? *Yes, this customer has had an outstanding balance for a while. We received notice that they have filed for bankruptcy earlier this year. For evidence supporting Feathers Bar and Grill bankruptcy, refer to PM_05_Bankruptcy, which is the Notice of Bankruptcy letter we received from Martinez & Associates LLP, the trustee for the bankruptcy proceedings. The receivable is a valid receivable until we are notified otherwise by their trustee.Note: Feathers Bar & Grill is a retail customer and therefore has credit terms of 30 days.Have You Followed Up With The Overdue Balances From Martino General And Minor Distributors Inc. In The Amounts of CU5,534 and CU11,684, Respectively?*Yes, please see my voicemail correspondence log at PM_04_VMLog for evidence of my follow up with Martino General. For the email correspondence between United Carbonations and Minor Distributors regarding the payment dispute for the broken bottles, refer to PM_06_Re PO174684.Note: Martino General is a retail customer while Minor Distributors Inc. is a distributor, therefore their credit terms are 30 days and 60 days, respectively.I Noticed That There Appears To Be A Trend Whereby The Aging Of The Outstanding Receivables Has Been Increasing Over Time. What Is The Reason For This?เนื่องจากการขยายตัวของ UC ในตลาดต่างประเทศ เพิ่มปริมาณการขายในปีนี้มีผลในยอดคงค้างตามที่สื่อสารกับลูกค้าของเรา เราเคยอยู่เบื้องหลังไม่กี่เดือน แต่เนื่องจากต้องการปิดสิ้นปี มันถูกเราบางเวลาสามารถตรวจจับ เราพอใจว่า ลูกหนี้ของเราสะสมอยู่ตอนเราทำวันนั้นคุณแน่ใจแบ่งแยกหน้าที่ที่เหมาะสมได้อย่างไรคุณหมายความว่า ใช้อะไรทำ โดยที่ (รอหุ้นส่วนอธิบายความหมาย โดยแบ่งแยกหน้าที่นี้เป็นคำอธิบาย เป็นสินเชื่อผู้จัดการ ไม่คุ้นเคยกับได้)อ๋อ เข้าใจแล้ว ผมเป็นผู้การกับลูกค้า มียอดค้างชำระเป็นรายเดือน ฉันแล้วให้ปรับปรุงการดำเนินการของฉันชาร์ลอตต์ที่ประกอบด้วยผลลัพธ์ในการวิเคราะห์ของเธอ At-Risk ลูกค้ารายเดือน จอชตรวจทาน และอนุมัติการวิเคราะห์ สามของเราทำหน้าที่แตกต่างกัน เราได้มั่นใจว่าแบ่งแยกหน้าที่ที่เหมาะสม
การแปล กรุณารอสักครู่..